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Es besteht die Möglichkeit, eine Rechnung immer an eine definierte Rechungsprüfungs-Adresse zu senden, selbst wenn ein eigener Ansprechpartner mit der Rechnung assoziiert ist. In der Rechnungsoberfläche wird die bevorzugte Versandart für den Bearbeiter angezeigt.
- Einstellungen zur Adresse
Vorgaben aus Stammdaten:
| • | Im Register  Kontaktpflege der Adressverwaltung (2) einen Ansprechpartner auswählen oder neu anlegen, welcher das Feld Sonderfunktion mit Rechnungsempfänger erhält. Der Rechnungsempfänger wird immer automatisch zur Konktaktperson in der Rechnung. |
Im Register Kontaktpflege werden die Kontaktdaten und Funktionen von Ansprechpartnern der Geschäftspartner verwaltet. Diese stehen dann zum Beispiel für die Ausgabe in den Belegen (Angebot, Bestellung, Rechnung, etc.) zur Verfügung.
(1) Festlegung einer beliebigen Anzahl von Kontaktpersonen für eine Adresse
(2) Eingabe der vorhandenen Kontaktdaten und Verbindungen
Für die Ansteuerung von systemseitigen Sonderfunktionenen ist das Feld Sonderfunktion (Rechnungsempfänger, Geschäftsführung eigene Adresse) zu verwenden. Beispiel der Verwendung siehe Elektronische Rechnung: Versand per E-Mail
(3) Detaillierte Beschreibung bestehender Geschäftsbeziehungen durch Auswahl der Eigenschaften aus definierter Vorgabeliste oder freie Bezeichnung
CRM: Eigenschaften/Parameter
Mittels Eigenschaften/Parametern können Adressen genauer spezifiziert werden. So können zB Serienbriefe erstellt werden usw.
(4) Anlage der Vorgabewerte in verschiedenen Gruppen mit hinterlegbaren Eigenschaften: Stammdaten>Vorgaben>Zubehör unter Eigenschaften / Parameter
(5) Suche der definierten bzw. freien Eigenschaften:
| • | Betätigen des F2-Button im Feld Kurzname zur Standard-Adresssuche |
| • | Wahl Weitere Suchvarianten |
(6) Auflistung aller Kontakte zu bestimmten Eigenschaften: Unter dem Auswahlfeld Selektion Adressen Eingabe der gesuchten Eigenschaften (Bsp.: Messeauftrag der Gruppe Messe)
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Die Registerkarte Allgemein gibt eine Überblick über die generellen Verbindungen zu geschäftlichen Kontakten.
Im linken Bereich der Registerkarte Allgemein geben Sie das Postfach und Land an, welches der Adresse zugeordnet wird. Das Land wird durch das ISO-Länderkürzel angegeben, wodurch festgelegt wird, ob beim Zahlungsvorschlag bspw. der Lieferant im In- oder Ausland ist. Anschließend folgen reservierte Felder für Telefonnummern, E-Mail Adressen und die Erfassung von Internetpräsenzen. Mit den Buttons haben Sie Zugriff auf das im Windows gesetzte Standardprogramm für E-Mail beziehungsweise den Internetbrowser. Handelt es sich bei der erfassten Adresse um einen Firmenkontakt, können Sie anschließend die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Status, beziehungsweise die Kundenklasse, erfassen. Handelt es sich bei dem Kontakt um eine Person, können Sie hier auch deren Geburtstag speichern.
Auf der rechten Seite der Registerkarte können Sie mehrere Mitarbeiter Ihrer Firma mit der Adresse assoziieren. Damit legen Sie fest, dass diese Mitarbeiter für die Betreuung eines Kunden oder Lieferanten zuständig sind und Aufträge beziehungsweise Einkäufe von diesen Angestellten bearbeitet werden sollen. Damit wird unter anderem nur den hier aufgeführten Mitarbeitern in der Geschäftsübersicht angezeigt, wann Wareneingänge oder Lieferungen für diese Firma erfolgen. Haben Sie einer Adresse ein Standarddokument zugewiesen, wird Ihnen, ebenfalls auf der rechten Seite, eine Vorschau des Dokuments angezeigt.
(1) Land: Zuordnung des ISO-Länderkürzel und Festlegung, ob beim Zahlungsvorschlag bspw. der Lieferant im In- oder Ausland ist
(2) Eingabe Kommunikationwege: Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Internetpräsenzen mit Zugriff auf das im Windows gesetzte Standardprogramm für E-Mail beziehungsweise den Internetbrowser
(3) Definition der Kundenklassen: Nützlich für die Klassifizierung und Auswertung von Unternehmen
(4) Zuständige Mitarbeiter: Auswahl von Mitarbeitern, welche für die Betreuung eines Kunden oder Lieferanten zuständig sind und Aufträge beziehungsweise Einkäufe bearbeiten; Anzeige in der Geschäftsübersicht bei Wareneingängen
(5) Zuweisung eines Dokuments: Festlegung und Vorschau des Standarddokuments
(6) Festlegung der Standardkommunikation (E-Mail, Post): So kann beispielweise festgelegt werden, welche Kunden explizit nur den Rechnungsversand via E-Mail wünschen.
> Siehe Verkaufsdokument (7); Elektronische Rechnung: Versand per E-Mail
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Im der konkreten Rechnung ist der im Beleg hinterlegte Kundenansprechpartner/Kontaktperson entscheidend
- Einstieg
- Ausgangsrechnungen
- Faktura
- Rechnung
- Rechnungen
Im oberen Bereich sehen Sie die Kopfdaten ihrer Rechnung. Dazu gehören Angaben zur Rechnungsadresse, Zahlungsdaten, Währung und Kurs usw.
Unter Rechnungsprüfung können Sie einen Mitarbeiter angeben, der die Freigabe der Rechnung veranlassen soll. Der nun zuständige Mitarbeiter sieht die freizugebende Rechnung in seinem Assistenten Nachrichten, Aufgaben, Wiedervorlagen und kann diese dort über die rechte Maustaste freigeben.
Im unteren Bereich sehen Sie Details Ihrer Rechnung.
Übersicht über alle Positionen der Rechnungen sowie Abzuschläge. Gesamtansicht.
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(1) Für eine Rechnung können Sie globale oder positionsbezogene Abzüge / Zuschläge eintragen.
| • | Geben Sie für einen positionsbezogenen Abzüge / Zuschläge in das Feld Zugeordnete Rechnungsposition die entsprechende Positon an. Ordnen Sie dem Abzüge / Zuschläge keine Rechnungsposition zu, gilt dieser als globaler Abzüge / Zuschläge für die gesamte Rechnung. |
| • | Sichtbarkeit des Abzuschlags auf dem Dokument. Hinweis:: der Abzuschlag ist in der Positionssumme eingerechnet. |
Ab- und Zuschläge zur Position.
Ab- und Zuschläge werden aus den Stammdaten (Adresse, Artikel) übernommen.
(1) Register hat Ausrufezeichen als Icon, wenn ein Abzuschlag noch nicht verrechnet wurde (nur Verkauf)
(2) Abzuschlags-Typ. Siehe Abzüge und Zuschläge
(3) Rechnungsnummer(n), auf denen der Abzuschlag verrechnet wurde (nur Verkauf)
(4) Anzeigen des Abzuschlags auf dem Dokument. So werden zB Transportzuschläge usw. angezeigt, ein Abzuschlag "Gewinn und Verhandlungsspielraum" wird natürlich nicht auf dem Dokument ausgewiesen.
Weiterführende Informationen
Abzüge und Zuschläge
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Sind die Positionen ihrer Rechnung. Belegzeilen sind immer aus Lieferscheinen entstanden (Unterschied zu freien Belegzeilen).
| • | Geben Sie die Projektnummer an, um die Rechnung in Ihre Projektverwaltung zu bekommen. |
| • | Rabattfähig: ist der Haken nicht gesetzt, wird weder Rabatt noch Gesamtrabatt berücksichtigt. |
Rabatt und Gesamtrabatt werden bei Erstellung der Rechnung automatisch aus dem Auftrag übernommen.
ABK-Index, Erlösaufteilung, Buchung:
PRODAT erstellt für jede Rechnung auf Basis der Nachkalkulation eine Erlösaufteilung. Dabei wird je nach Anteil an Fertigungszeit der Nettoerlös entsprechend auf die Kostenstellen aufgeteilt. Material wird auf die Kostenstelle MAT gebucht. Auswärtskosten werden auf 9999 gebucht. Somit ist eine Auswertung möglich, welche Kostenstelle wie viel Umsatz pro Jahr erwirtschaftet hat. Bei Baugruppen wird die komplette Baugruppe aufgeschlüsselt.
Bei Änderung und Aktualisierung der Nachkalkulation (erneutes Verbuchen) werden die zugehörigen Rechnungspositionen ebenfalls aktualisiert, es sei denn diese stehen auch auf verbucht (übergeben an Externanwendung).
Buchungsdatum enthält das Datum der verbuchten Nachkalkulation.
Bei freien Belegzeilen müssen Sie die Erlösbuchungen händig aufnehmen, wenn diese auch ausgewertet werden sollen.
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(1) Zahlungskonditionen sowie Sprachcode. Siehe > Debitorendaten, Bankkontenverzeichnis
(2) Informationen zur Leistungserbringung
(3) Interne Daten
| • | Rechnungsprüfung und freigabe vor Rechnungsversand |
| • | Buchungsmonat für Übergabestapel Buchhaltung |
(5) Exporthinweis und Ursprungserklärung. Siehe > Zollbestimmungen
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Anzahlungsrechnungen werden direkt bei Auftragsannahme gestellt. Es hat noch keine Lieferung stattgefunden. Bei der Auslieferung wird die Anzahlung dann verrechnet.
Definition:
Anzahlungsrechnung = Anzahlung auf eine noch nicht erbrachte Leistung. Somit ist die Anzahlung KEIN Erlös und muß entsprechend richtig in der Buchhaltung kontiert werden
Abschlagsrechnung = Abschlag auf eine teilerbrachte Leistung. Es ist als Erlös anzusehen.
Siehe: Schnittstelle Buchhaltung, richtiges Kontieren/Buchen von Anzahlungsrechnungen
Eine Anzahlungsrechnung oder Abschlagsrechnung kann auf ein Auftragsdokument über die Dokumentnummer gestellt werden.
| • | Die Anzahlung bzw. der Abschlag kann prozentual, über die Mengen oder per Teilwert erfolgen. |
| • | Über die Auftragsnummer / Position oder die Projektnummer findet PRODAT die Zusammengehörigkeit. Das heißt, wenn die Schlussrechnung oder weitere Abschlagsrechnungen geschrieben werden, prüft PRODAT, ob es für diese Auftragsnummer / Position bzw. Projekt eine Abschlagsrechnung gibt, weist diese aus und zieht den angezahlten Betrag ab.
Anwendungsfall: Rahmenvertrag mit vielen Positionen, Auslieferung dann in unterschiedlichen Abrufen sein. |
| • | Schlussrechnungen berücksichtigen den kompletten Betrag aller Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnungen, die mit den in der Schlussrechnung angegebenen Aufträgen in Verbindung stehen. Der Bezug zur speziellen Auftragsposition oder die in der Schlussrechnung fakturierte Menge hat keine Auswirkung auf den berücksichtigen Wert aus der Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnungen. |
| • | Wenn die Belegart Schlussrechnung nicht verwendet wird, sind die Bezüge zu den Auftragspositionen und die in der Rechnung fakturierte Menge für die Berücksichtigung des Betrags aus den zugehörigen Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnungen relevant. Dann wird die positionsbezogene Menge genau verrechnet. Bsp: Sind 100 Stk der Auftragsposition angezahlt und nur 20 Skt der Auftragsposition werden geliefert und verrechnet, wird auch nur der Wert von 20 Stk aus der Anzahlung angerechnet. Überlieferungen werden berücksichtigt. |
| • | Freie Belegzeilen werden nur verrechnet, wenn diese einen Bezug zu einer Auftragsnummer / Position der Anzahlungsrechnung haben. |
| • | Fehlerhafte Anzahlungen (z.B. der Kunde storniert) können als Belegart Rechnungskorrektur im Modul Anzahlungs- Abschlagsrechnung mit direktem Bezug zu Auftragsnummer / Position erstellt werden. Die nachfolgende (Schluss-)Rechnung berücksichtigt diese. Als Alternative kann diese Rechnungskorrektur in der (Schluss-)Rechnung als negative Belegzeile wieder mit direkten Bezug zu Auftragsnummer / Position erfolgen. |
| • | Anzahlungen und Abschläge sind über den Auftrag kombinierbar. |
Anzahlungs- und Abschlagsrechnung nach Mengen - ohne Prozente, feste Abschlagsrechnung:
| • | Sie erhalten einen Auftrag über 100 Stk a 20 € und erstellen eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung über 60 Stk a 20 €. Die Schlussrechnung erfolgt über 100 Stk a 18 € (10% Rabatt). Somit wird der zu zahlenden Betrag der Schlussrechnung um 60 Stk a 20 € aus der Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnung reduziert. |
Anzahlungs- und Abschlagsrechnung prozentual:
Erstellen Sie eine Abschlagsrechnung mit Prozentwert, so wird die Schlussrechnung um die Summe der Abschlagsrechnungen reduziert. z.B. Sie haben einen Auftrag über 10.000€ mit 10% bei Auftragsannahme, 15% bei Abschluss der Arbeiten und Restzahlung bei Abnahme so wird die Schlussrechnung über den Gesamtwert des Auftrags gestellt und dann automatisch um die Summe der Abschlagsrechnungen reduziert.
Verkauf: Auftragsbestätigung zu Anzahlungsrechnung > Beachten Sie Punkte (6) Die Toolbar zum Erstellen der Anzahlungsrechnung sowie (7) Das Register "Zahlungsplan" für Prozentangaben
Das Verkaufsdokument ist die Auftragsbestätigung an den Kunden.
- Einstieg
- Verkauf
- Verkauf - Dokumente
- Vorgehen
- Grundlagen
Alle Dokumente, die Ihr Unternehmen verlassen, werden auf die gleiche Art und Weise erzeugt. Nachdem die Positionsdaten im entsprechenden Modul eingegeben wurden, können verschiedene Positionen auf ein Dokument zusammengefasst werden. Am Beispiel des Verkaufdokuments ist im Folgenden das Vorgehen beschrieben.
(1) Einstieg über Dokumentennummer oder den Button Neu. Bei Druck/Direkterstellung des Dokuments aus Verkauf/Einkauf wird die Dokumentnummer vom System erstellt.
(2) Geben Sie den Ansprechpartner beim Kunden ein, der auf dem Dokument erscheinen soll. Dieser Ansprechpartner bezieht sich auf die Bestelleradresse, die aus den Kontaktdaten in der Adressverwaltung übernommen wird. Beachten Sie den internen Ansprechpartner im Register Allgemein (7).
(3) Tragen Sie optional einen abweichenden Titel, der im Dokument erscheinen soll, ein. Der Titel wird in den Stammdaten unter der Tabelle Belegtitel hinterlegt.
(4) Nur Verkauf: Hier können Sie den Preis festlegen, der auf dem Dokument erscheinen soll. Der Nettopreis gibt den Preis aus dem Angebot an. Wenn Sie einen Festpreis eintragen, wird der Nettopreis aus dem Angebot überschrieben. Alternativ können Sie auch einen Gesamtrabatt über alle Positionen eingeben.
(5) Positionen des Dokuments
(6) Nur Verkauf: Möglichkeit über das PopUp-Menü
sofort eine Rechnung / Anzahlungsrechnung oder Proformarechnung zu stellen.
(7) Weitere Kopfdaten:
| • | Interner Ansprechpartner, Anschreiben - Schlusstexte, Bindefrist usw. |
| • | Dokumentenversand > Anzeige der bevorzugten Kommunikation. Vor der Ausgabe des Belegs, erhält der zuständige Bearbeiter so die Information, ob das Dokument für den postalischen Versand gedruckt werden soll oder die Weiterleitung via E-Mail bevorzugt wird.
Siehe z.B. > Elektronische Rechnung: Versand per E-Mail |
(8) Funktionen für Zwischensummen und Seitenumbruch über das PopUp-Menü
Option nur im Verkauf: Nur Preis der Hauptposition ausweisen
| • | Alle Preise von Positionen in Angebot / Auftrag / Rechnung, die sich unter einer Hauptposition befinden, ausblenden |
| • | Voraussetzung: Preis enthält Unterpositionen ist aktiv für die Ang./Auftragsposition |
| • | Anwendungsfall: Projektkalkulation ohne Ausweisung von Detailpositionen, die hauptsächlich der Kalkulation dienen |
| • | Die Druckeinstellung wird vom Auftrag in die Rechnung übernommen |
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- Druckvorschau, Drucken, Versenden als E-Mail
Dialog Druckvorschau
Über das Druckersymbol wird die Druckvorschau des Dokuments gezeigt.
(1) Für Informationen, siehe auch Druckeinstellungen
(2) PDF bzw. Excel-Export erzeugen, für Dateiablage in einem persönlichen Ordner
(3) Als E-Mail erzeugen: es wird automatisch das E-Mail-Programm geöffnet und ein PDF-Dokument des Belegs als Anhang zur E-Mail erzeugt
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Weiterführende Informationen
Druckeinstellungen
- Register
Register: Anschreiben
Hier können Sie unter Erstelldatum das Datum angeben, das auf dem Dokument stehen soll.
Die Bindefrist gibt an, wie lange das Dokument gültig ist. Dabei ist es Ihnen freigestellt, was Sie eingeben, ob es ein Datum ist oder beispielsweise nach Vereinbarung.
Der interne Ansprechpartner wird aus dem Auftrag übergeben und kann ggfs. angepasst werden.
Einkauf: Wenn kein Auftragsbestätigung Bis Datum angegeben wird, zählt es automatisch mit "+3" und erscheint nach Ablauf der 3 Tage im Assistenten Einkauf > ohne AB.
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Register: Konditionen
Zu den Zahlungsbedingungen gehören die Angaben der Zahlungsart (z.B. Barzahlung, Überweisung) sowie Zahlungsmodalitäten: Fälligkeit, Zahlungsziel und Skonto. Zahlungsbedingungen ergänzen die Lieferungsbedingungen und werden, wenn diese Angaben im Belegmodul vorhanden sind, zu Liefer- und Zahlungskonditionen zusammengefasst.
Die Liefer- und Zahlungskonditionen werden, sofern in den Adress-Stammdaten (je Debitoren- und Kreditorenstammdaten) vorhanden, automatisiert eingetragen, und können (wenn nötig) angepasst werden (1) .
Die Angabe der Zahlungsart wird in den Stammdaten der Adresse gesetzt. Im Dokument wird diese in Abhängigkeit der Sprache des Debitors / Kreditors übersetzt. Siehe auch Modul Zahlungsarten
Hinweis: Zahlungsarten sind nicht in den Dokument-Modulen, sondern nur im Adress-Stamm vorhanden
(1) Die Zahlungsbedingungen Zahlungsziel, Skontoverfall und Skontosatz werden im Dokument ebenfalls mit Sprachunterstützung ausgegeben. Dabei gibt es folgende Ausnahmebehandlungen bzw. Dokumenteinstellungen zu beachten:
| • | Ohne Zahlungsziel und Skonto: Standardmäßig Übersetzungtext 'Gemäß Vereinbarung' <trans.gemaessvereinbarung> |
Durch eine Dokumenteinstellung kann dieser Text unterdrückt werden: 'Gemäß Vereinbarung' wird dann nicht angezeigt. (Zahlung.OhneZahlBedIf00)
Durch eine Dokumenteinstellung kann dieser Text geändert werden: z.B. 'Vorkasse' (Zahlung.OhneZahlungsZielTxt)
Durch eine Dokumenteinstellung kann dieser Text abweichend für die Rechnung geändert werden (Zahlung.OhneZahlungsZielTxtRechnung)
| • | Wenn Zahlungsziel 1 Tag (außer Rechnung): Übersetzungtext 'Sofort netto' <trans.zahlungbissofort> <trans.zahlungbis.mitskonto> |
| • | Wenn Zahlungsziel >1 Tag: |
Wenn Rechnung: Übersetzungtext '% Tage % Skonto: % bis %'+Zeilenumbruch+'innerhalb von % Tagen netto, bis %'
Sonstige Belege: Übersetzungtext '% Tage % Skonto, innerhalb von % Tagen netto'
(2) Das optionale Feld Zahlungskonditionen überschreibt die Modalitäten Zahlungsziel, Skontoverfall und Skontosatz im Ausgabedokument mit einem selbstgewählten Text. Siehe auch Modul Zahlungskonditionen
(3) Die Versandart kann (wenn nötig) abweichend von den Adress-Stammdaten angepasst werden.
(4) Ort des Gefahrübergangs des Versands. Wird auf dem Dokument zur Versandart gemäß Incoterms angezeigt für EXW, FCA, CPT, CIP, DAP und DDP
(5) Sobald Sie eine Transportauftragsnummer eingegeben, wird ein Transportauftrag geschlossen. In dem Freifeld kann entweder die PRODAT-Bestellnummer oder ein beliebiger Wert, wie beispielsweise die Online-Referenznummer von Onlinebestellungen bei Speditionen, angegeben werden. Siehe Versandart
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Register: Zahlungsplan
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Im Zahlungsplan wird aufgezeigt, wie die Bezahlung erfolgt. Die verschiedenen Positionen zeigen die Zahlungsschritte an. Die Belegnummer gibt die Rechnung an, in der der Zahlungsschritt verrechnet wurde. Der Status 'R' bezeichnet die Freigabe der Rechnung. Wird der Status 'R' gesetzt, erscheint das Verkaufsdokument im Assistenten Rechnungswesen
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Information: Unter dem im Assistenten angezeigten Verkaufsdokument können die weiteren schon gestellten Schlusszahlungen aufgezeigt werden.
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Register: Empfangsbestätigung
Eine Empfangsbestätigung ist die Vorstufe zur terminlichen Auftragsbestätigung. Diese dient der Quittierung des Eingangs einer Bestellung gegenüber dem Kunden, ohne eine bindende Terminzusage zu vereinbaren. Zu diesem Zweck kann das Datum sowie Anschreiben und Schlusstext abweichen. Über Druck muss Dokument Empfangsbestätigung gewählt werden.
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Register: Nachtrag
Ein Nachtrag zu einem Auftrag ergibt sich aus Änderungen eines laufenden Auftrags. Im Register Nachtrag kann daher auf Änderungen noch nicht bereits gelieferter Postionen hingewiesen werden, zum Beispiel ein geänderter Liefertermin der noch offenen Positionen. Analog zum Lieferschein wird bestellt/geliefert ausgewiesen. Über Druck muss Dokument Nachtrag gewählt.
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Weiterführende Informationen
Schnittstelle Buchhaltung, richtiges Kontieren/Buchen von Anzahlungsrechnungen
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Weiterführende Informationen
Proforma-Rechnungen
Anzahlungs- und Abschlagsrechnung
Projektverwaltung
Mahnwesen
Steuersätze
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- Rechnungsdokument versenden
Wenn die Sonderfunktion Rechnungsempfänger vergeben wurde, dann wird diese E-Mail-Adresse im E-Mail-Programm verwendet.
Hinweis: Die Rechnung kann einen eigenen Ansprechpartner enthalten, welcher auch mit Namen angesprochen wird. Dessen E-Mail-Adresse wird aber nicht verwendet, sondern die Adresse der in Sonderfunktion festgelegten Rechnungsprüfungs-E-Mail-Adresse.
Über das Druckersymbol wird die Druckvorschau des Dokuments gezeigt.
(1) Für Informationen, siehe auch Druckeinstellungen
(2) PDF bzw. Excel-Export erzeugen, für Dateiablage in einem persönlichen Ordner
(3) Als E-Mail erzeugen: es wird automatisch das E-Mail-Programm geöffnet und ein PDF-Dokument des Belegs als Anhang zur E-Mail erzeugt
Weiterführende Informationen
Kontaktpflege Adressverwaltung
Register Allgemein der Adressverwaltung
Dokumente erstellen
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