Anhand der Adressverwaltung werden Aufträge, Lieferungen und Rechnungen zugeordnet. Neben den Daten Ihrer Abnehmer und Zulieferer, werden hier zudem die Adressen Ihrer Mitarbeiter und etwaiger weiterer Geschäftskontakte erfasst. Die Unterscheidung verschiedener Adressen erfolgt immer über das Adresskürzel.
- Einstieg
- Stammdaten
- Adressverwaltung
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- Allgemeine Daten
- Registersystem
- Grundlagen
- Zahlungskonditionen
- Ursprungserklärung
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- Stammdaten
- Artikel- / AP - Verwaltung
- Adressverwaltung
- Stammdaten zur Adresse
- Zusätzliche Zollanforderungen
Wählen Sie ein bereits vergebenes Adresskürzel oder vergeben Sie ein neues Kürzel (Kurzname), um die Bearbeitung einer Adresse zu beginnen.
Die Kurznamen sind auf 19 Zeichen begrenzt, um Probleme auf den Listen zu vermeiden. Verwenden Sie den Assistent zur Anlage von Adresskurznamen.
(1) Auswahl und Basisinformationen des aktiven Datensatzes
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(2) Registersystem
Die Registerkarte Allgemein gibt eine Überblick über die generellen Verbindungen zu geschäftlichen Kontakten. Im linken Bereich der Registerkarte Allgemein geben Sie das Postfach und Land an, welches der Adresse zugeordnet wird. Das Land wird durch das ISO-Länderkürzel angegeben, wodurch festgelegt wird, ob beim Zahlungsvorschlag bspw. der Lieferant im In- oder Ausland ist. Anschließend folgen reservierte Felder für Telefonnummern, E-Mail Adressen und die Erfassung von Internetpräsenzen. Mit den Buttons haben Sie Zugriff auf das im Windows gesetzte Standardprogramm für E-Mail beziehungsweise den Internetbrowser. Handelt es sich bei der erfassten Adresse um einen Firmenkontakt, können Sie anschließend die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Status, beziehungsweise die Kundenklasse, erfassen. Handelt es sich bei dem Kontakt um eine Person, können Sie hier auch deren Geburtstag speichern. Auf der rechten Seite der Registerkarte können Sie mehrere Mitarbeiter Ihrer Firma mit der Adresse assoziieren. Damit legen Sie fest, dass diese Mitarbeiter für die Betreuung eines Kunden oder Lieferanten zuständig sind und Aufträge beziehungsweise Einkäufe von diesen Angestellten bearbeitet werden sollen. Damit wird unter anderem nur den hier aufgeführten Mitarbeitern in der Geschäftsübersicht angezeigt, wann Wareneingänge oder Lieferungen für diese Firma erfolgen. Haben Sie einer Adresse ein Standarddokument zugewiesen, wird Ihnen, ebenfalls auf der rechten Seite, eine Vorschau des Dokuments angezeigt.
(1) Land: Zuordnung des ISO-Länderkürzel und Festlegung, ob beim Zahlungsvorschlag bspw. der Lieferant im In- oder Ausland ist (2) Eingabe Kommunikationwege: Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Internetpräsenzen mit Zugriff auf das im Windows gesetzte Standardprogramm für E-Mail beziehungsweise den Internetbrowser (3) Definition der Kundenklassen: Nützlich für die Klassifizierung und Auswertung von Unternehmen (4) Zuständige Mitarbeiter: Auswahl von Mitarbeitern, welche für die Betreuung eines Kunden oder Lieferanten zuständig sind und Aufträge beziehungsweise Einkäufe bearbeiten; Anzeige in der Geschäftsübersicht bei Wareneingängen (5) Zuweisung eines Dokuments: Festlegung und Vorschau des Standarddokuments (6) Festlegung der Standardkommunikation (E-Mail, Post): So kann beispielweise festgelegt werden, welche Kunden explizit nur den Rechnungsversand via E-Mail wünschen. |
Das Register Sonstiges gibt Auskunft über entsprechende Lage- und Steuerdaten von Kontakten. Es definiert den Status und bietet die Möglichkeit einer zeitlichen Begrenzung der Adressdaten. Eine nützliche Funktion ist die Wahl eines Auslaufdatums. Sie bestimmen dadurch, wann der gesamte Adresseintrag nicht mehr gültig ist. Es erscheint dann bei Verwendung eine Warnung mit Hinweis auf die angegebene Ersatzadresse.
(1) Eingabe von Adresszusätzen, Interessentennummer, Steuer- und Zolldaten sowie Status des Kontaktes (2) Definition von Ungültigkeitsdatum: terminliche Festlegung des Kontaktes mit Angabe einer Ersatzadresse nach Ablauf der angegebenen Frist
(3) Sofen das Ungültigkeitsdatum und/oder die Ersatzadresse definiert wurden, erscheint bei Aufruf des Kontaktes bei Aufruf des Kontaktes ein Warnungfenster
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Im Register Kontaktpflege werden die Kontaktdaten und Funktionen von Ansprechpartnern der Geschäftspartner verwaltet. Diese stehen dann zum Beispiel für die Ausgabe in den Belegen (Angebot, Bestellung, Rechnung, etc.) zur Verfügung.
(1) Festlegung einer beliebigen Anzahl von Kontaktpersonen für eine Adresse (2) Eingabe der vorhandenen Kontaktdaten und Verbindungen Für die Ansteuerung von systemseitigen Sonderfunktionenen ist das Feld Sonderfunktion (Rechnungsempfänger, Geschäftsführung eigene Adresse) zu verwenden. Beispiel der Verwendung siehe Elektronische Rechnung: Versand per E-Mail (3) Detaillierte Beschreibung bestehender Geschäftsbeziehungen durch Auswahl der Eigenschaften aus definierter Vorgabeliste oder freie Bezeichnung
CRM: Eigenschaften/Parameter Mittels Eigenschaften/Parametern können Adressen genauer spezifiziert werden. So können zB Serienbriefe erstellt werden usw.
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Ein Kunde oder ein Lieferant kann eine oder mehrere unterschiedliche Liefer- und Rechnungsadresse besitzen. Diese Adressen können in der Adressverwaltung im Reiter Liefer / Rechnungsadresse verwaltet werden.
(1) Hinzufügen eines neuen Eintrages (2) Liste und Auswahl des aktiven Adresseintrages (3) Bearbeitungsfelder zum aktiven Eintrag (4) Steuerung, welche Art Adresse: Liefer- oder Rechungsadresse Hinweis: Wenn das Feld Adresse wird automatisch vorgeschlagen ausgewählt ist, wird diese Adresse zum Beispiel beim Erstellen einer neuen Anfrage standardmäßig eingetragen (kann aber noch geändert werden).
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Die Debitorendaten umfassen die maßgeblichen Abrechnungsinformationen für Ihre Kunden und deren Zahlungsbedingungen. Als Schlüssel dient die Kundennummer, welche nach dem Anlegen eines neuen Satzes vergeben wird.
(1) Die Auswahl des Sprach-Codes bestimmt, in welcher Sprache die Kommunikation mit dem Kunden organisiert werden soll (2) Standard-Steuersatz bei der Erfassung eines Angebots oder Auftrages (3) Mit Bearbeiten gelangen Sie in ein neues Fenster, in welchem Sie die bei der Auftragserfassung als Standard für diesen Kunden vorgeschlagenen Abzüge / Zuschläge festlegen (4) Erfassung Ihrer Bankverbindung, über welche die Abrechnung erfolgen soll (5) Erfassung von Liefertoleranzen (Bewertung eigene Liefertreue)
Auf der rechten Seite der Registerkarte erfassen Sie die Zahlungskonditionen, die Sie dem Kunden einräumen. Als erstes legen Sie hier ein Kreditlimit und den Zeitraum fest, in dem eine Zahlung erfolgen muss. Anschließend bestimmen Sie, bis zu welchem Zahlungstag dem Kunden Skonto gewährt wird und in welcher Höhe der Skontosatz festgesetzt ist. Handelt es sich um einen Auslandskunden, markieren Sie das entsprechende Export-Feld. Nach der Eingabe des Debitorensammelkontos können Sie die Lieferantennummer erfassen, die Ihnen der Kunde zugewiesen hat. Danach haben Sie die Möglichkeit festzulegen, welche Norm der Kunde für die von Ihnen gelieferten Produkte fordert. Die folgenden alphanumerischen Felder stehen Ihnen für freie Eingaben, weitere Hinweise oder Kommentare zur Verfügung.
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Die Kreditorendaten umfassen alle wichtigen Rechnungsinformationen der Lieferanten. Als Schlüssel dient hier die Kundennummer um eine eindeutige Zuordnung treffen zu können.
Hinweis: Die hinterlegten Daten werden bei Erstellen von Belegdokumenten standardmäßig eingefügt, können aber angepasst werden.
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Im Register Lieferantendaten können Bedingungen definiert werden, nach welchen Lieferanten üblicherweise beliefert werden. Insbesondere die aus dem Qualitätsmanagement und Zertifizierungsprozessen resultierenden Anforderungen werden hier festgeschrieben. 
(1) Selbstauskunft und Geheimhaltung
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Üblicherweise wird der Artikelpreis in der Auftragserfassung aus der Kundenklasse des Auftraggebers oder den Artikelstammdaten vorgeschlagen. Wollen Sie einem Kunden für bestimmte Artikel abweichende Preise bzw Kundenartikelnummern anbieten, legen Sie diese mit Hilfe der Registerkarte Kundenpreise fest.  |
Im Registersystem der Adressverwaltung können kann ein geplantes Auftragsvolumen eines Kunden mit dem tatsächlichen Wert im Rahmen des Vertriebscontrolling verglichen werden.
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Verkauf: Angebote und Aufträge
Verkauf: Vorgeschlagener Angebots- Verkaufspreis