Der prinzipielle Ablauf ist für alle zu hinterlegenden Dokumente gleich. Beim Neuanlegen eines Lieferanten, wird mit Bezug auf die in den Systemeinstellungen (Einstellungen Einkauf) hinterlegten Prüfungen, die jeweilige Eigenschaft zur Adresse hinterlegt.

Anschließend wird das vom Lieferanten gesendete Dokument in die Dokumentenverwaltung eingepflegt, und die Aufgabe automatisch als Erledigt gekennzeichnet.

Mit einem Klick auf den Link (2) lässt sich die Scannfunktion bzw. Dokumentablage öffnen. Nach erfolgreichem Hinzufügen des Dokuments, wird dieses automatisch mit den entsprechenden Schlüsselworten (Adresse und Dokumenttyp) im Dokumentenmanagementsystem hinterlegt. Gleichzeitig wird die dazugehörige Eigenschaft (1) entfernt und erscheint damit nicht mehr im Assistenten (7).

Setzen Sie das Datum zum zugehörigen Prüfdokument (3).

Es gibt 2 Möglichkeiten der Verwaltung des Präferenzursprungs und dessen Gültigkeit:

1) Direkte Angabe im Artikelstamm

Mit Klick auf den Link (4) Ursprungserklärung wird die Dokumentablage geöffnet. Nach erfolgreichem Hinzufügen des Dokuments, wird die Ursprungserklärung automatisch mit den entsprechenden Schlüsselworten (Adresse und Dokumenttyp) im Dokumentenmanagementsystem hinterlegt.

Setzen Sie das Gültigkeitsdatum der Ursprungserklärung (5) für die Überwachung und Anzeige im Assistenten (7) des Ablaufdatums (bis).

2) Verwaltung mehrerer Artikel eines Lieferanten / einer Eingangsrechnung

Siehe dazu Beschreibung des Moduls Ursprungserklärung

Im Assistent Einkauf, Register Lieferantenprüfungen stehen alle Einträge von neuangelegten Lieferanten mit den Eigenschaften Geheimhaltungsvereinbarung und Selbstauskunft sowie auslaufender Ursprungserklärungen.

Anzeigebedingung Ursprungserklärungen: Gültigkeit läuft in 8 Wochen aus.

Über die Kontextfunktion Aufgabe entfernen (7), lassen sich die Prüfaufgabe für Geheimhaltungsvereinbarung und Selbstauskunft ohne Hinterlegung des entsprechenden Dokuments abschließen.

Siehe auch Eintrag im Bereich Geschäfstübersicht