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Anzahlungsrechnungen werden direkt bei Auftragsannahme gestellt. Es hat noch keine Lieferung stattgefunden. Bei der Auslieferung wird die Anzahlung dann verrechnet.
Definition:
Anzahlungsrechnung = Anzahlung auf eine noch nicht erbrachte Leistung. Somit ist die Anzahlung KEIN Erlös und muß entsprechend richtig in der Buchhaltung kontiert werden
Abschlagsrechnung = Abschlag auf eine teilerbrachte Leistung. Es ist als Erlös anzusehen.
Siehe: Schnittstelle Buchhaltung, richtiges Kontieren/Buchen von Anzahlungsrechnungen
Eine Anzahlungsrechnung oder Abschlagsrechnung kann auf ein Auftragsdokument über die Dokumentnummer gestellt werden.
| • | Die Anzahlung bzw. der Abschlag kann prozentual, über die Mengen oder per Teilwert erfolgen. |
| • | Über die Auftragsnummer / Position oder die Projektnummer findet PRODAT die Zusammengehörigkeit. Das heißt, wenn die Schlussrechnung oder weitere Abschlagsrechnungen geschrieben werden, prüft PRODAT, ob es für diese Auftragsnummer / Position bzw. Projekt eine Abschlagsrechnung gibt, weist diese aus und zieht den angezahlten Betrag ab. Anwendungsfall: Rahmenvertrag mit vielen Positionen, Auslieferung dann in unterschiedlichen Abrufen sein. |
| • | Schlussrechnungen berücksichtigen den kompletten Betrag aller Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnungen, die mit den in der Schlussrechnung angegebenen Aufträgen in Verbindung stehen. Der Bezug zur speziellen Auftragsposition oder die in der Schlussrechnung fakturierte Menge hat keine Auswirkung auf den berücksichtigen Wert aus der Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnungen. |
| • | Wenn die Belegart Schlussrechnung nicht verwendet wird, sind die Bezüge zu den Auftragspositionen und die in der Rechnung fakturierte Menge für die Berücksichtigung des Betrags aus den zugehörigen Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnungen relevant. Dann wird die positionsbezogene Menge genau verrechnet. Bsp: Sind 100 Stk der Auftragsposition angezahlt und nur 20 Skt der Auftragsposition werden geliefert und verrechnet, wird auch nur der Wert von 20 Stk aus der Anzahlung angerechnet. Überlieferungen werden berücksichtigt. |
| • | Freie Belegzeilen werden nur verrechnet, wenn diese einen Bezug zu einer Auftragsnummer / Position der Anzahlungsrechnung haben. |
| • | Fehlerhafte Anzahlungen (z.B. der Kunde storniert) können als Belegart Rechnungskorrektur im Modul Anzahlungs- Abschlagsrechnung mit direktem Bezug zu Auftragsnummer / Position erstellt werden. Die nachfolgende (Schluss-)Rechnung berücksichtigt diese. Als Alternative kann diese Rechnungskorrektur in der (Schluss-)Rechnung als negative Belegzeile wieder mit direkten Bezug zu Auftragsnummer / Position erfolgen. |
| • | Anzahlungen und Abschläge sind über den Auftrag kombinierbar. |
Anzahlungs- und Abschlagsrechnung nach Mengen - ohne Prozente, feste Abschlagsrechnung:
| • | Sie erhalten einen Auftrag über 100 Stk a 20 € und erstellen eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung über 60 Stk a 20 €. Die Schlussrechnung erfolgt über 100 Stk a 18 € (10% Rabatt). Somit wird der zu zahlenden Betrag der Schlussrechnung um 60 Stk a 20 € aus der Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnung reduziert. |
Anzahlungs- und Abschlagsrechnung prozentual:
Erstellen Sie eine Abschlagsrechnung mit Prozentwert, so wird die Schlussrechnung um die Summe der Abschlagsrechnungen reduziert. z.B. Sie haben einen Auftrag über 10.000€ mit 10% bei Auftragsannahme, 15% bei Abschluss der Arbeiten und Restzahlung bei Abnahme so wird die Schlussrechnung über den Gesamtwert des Auftrags gestellt und dann automatisch um die Summe der Abschlagsrechnungen reduziert.
Verkauf: Auftragsbestätigung zu Anzahlungsrechnung > Beachten Sie Punkte (6) Die Toolbar zum Erstellen der Anzahlungsrechnung sowie (7) Das Register "Zahlungsplan" für Prozentangaben
Das Verkaufsdokument ist die Auftragsbestätigung an den Kunden.
Alle Dokumente, die Ihr Unternehmen verlassen, werden auf die gleiche Art und Weise erzeugt. Nachdem die Positionsdaten im entsprechenden Modul eingegeben wurden, können verschiedene Positionen auf ein Dokument zusammengefasst werden. Am Beispiel des Verkaufdokuments ist im Folgenden das Vorgehen beschrieben.
(1) Einstieg über Dokumentennummer oder den Button Neu. Bei Druck/Direkterstellung des Dokuments aus Verkauf/Einkauf wird die Dokumentnummer vom System erstellt. (2) Geben Sie den Ansprechpartner beim Kunden ein, der auf dem Dokument erscheinen soll. Dieser Ansprechpartner bezieht sich auf die Bestelleradresse, die aus den Kontaktdaten in der Adressverwaltung übernommen wird. Beachten Sie den internen Ansprechpartner im Register Allgemein (7). (3) Tragen Sie optional einen abweichenden Titel, der im Dokument erscheinen soll, ein. Der Titel wird in den
(4) Nur Verkauf: Hier können Sie den Preis festlegen, der auf dem Dokument erscheinen soll. Der Nettopreis gibt den Preis aus dem Angebot an. Wenn Sie einen Festpreis eintragen, wird der Nettopreis aus dem Angebot überschrieben. Alternativ können Sie auch einen Gesamtrabatt über alle Positionen eingeben. (5) Positionen des Dokuments (6) Nur Verkauf: Möglichkeit über das
sofort eine Rechnung / Anzahlungsrechnung oder Proformarechnung zu stellen. (7) Weitere Kopfdaten:
(8) Funktionen für Zwischensummen und Seitenumbruch über das
Weiterführende Informationen
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Weiterführende Informationen
Schnittstelle Buchhaltung, richtiges Kontieren/Buchen von Anzahlungsrechnungen
