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PRODAT bietet Sämtliche Module zum Controlling und zur Zahlungsüberwachung. Ab dem Thema Steuern, Abschreibung - also Buchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnrechnung usw. verfügt PRODAT über umfangreiche Schnittstellen und übergibt die Daten bereits aufbereitet an Ihre Buchhaltung.
- Kernfunktionen
| • | Übergabe Eingangs/Ausgangsrechnung |
| • | Übergabe von Steuerschlüssel (also Umsatz/Vorsteuer etc. p.p.)
Steuersätze |
| • | Vor / T-Kontierung durch Prodat: Umsatz-Aufwand/Erlöse auf Konto gegen Kunde/Lieferant |
| • | Übergabe von Kontierung auf Basis von Artikeln (also z.B. Büromaterial Konto X, Verbrauchsmaterial Konto Y. Das wird über den Artikelcode erreicht)
Kontenrahmen: Aufwands & Erlöskonten |
| • | Übergabe von Präsenzzeitdaten: Stunden in Form von Lohnarten |
| • | Konten / Automatikkonten: Übergabe von Erlös-/Aufwandskonto und Sachkonto in einem (z.B. 19% Vorsteuer Roh- Hilfs- Betriebsstoffe) |
Sämtliche Vorgänge werden in Form von Buchungsstapeln übergeben und können so direkt im Buchhaltungssystem eingelesen werden. Auch mehrere Verbuchungen sind möglich sowie das nachträgliche ändern usw.
- Arten der Übergabe
| • | Personen / Adressdaten (Nummer, Name, usw.) |
| • | Steuer-Konten - kontiert: es wird der Beleg und nur die Gesamtsumme des Belegs an Debitor übergeben.
Pro Beleg ein Buchungssatz (bzw. Anzahl Steuercode Buchungssätze) |
| • | Erlös/Aufwands-Konten - kontiert: der Beleg zerfällt in Steurkontierung gruppiert / Unterkontiert nach Elös/Aufwandskonten, welche sich wieder aus den Artikelgruppen (AC) oder Artikeln der Rechnung ergeben.
Pro Beleg entstehen n Buchungssätze (Anzahl Steuercodes * Anzahl Erlöskonten) |
- Anzahlungsrechnungen in der Übergabe
| • | Gemäß Definition sind Anzahlungsrechnungen KEINE Erlöse und müssen entsprechend anders kontiert werden.
Die meisten Buchhaltungssysteme können diese Vorgänge nur schwer automatisieren. idR muß im Buchhaltungssystem eine manuelle Umbuchung erfolgen. |
| • | PRODAT bietet im Standard 2 Möglichkeiten. Für eine ordnungsgemäßen Betrieb muß eine der Möglichkeiten konsistent angewendet werden. |
| 1. | Es werden Rechnungen UND Anzahlungsrechnungen in einen Buchhaltungsstapel übergeben.
Hier wird davon ausgegangen, das es wichtig ist alle Daten in der Buchhaltung zu haben und KEINE manuellen Eingaben für vollständige Daten erforderlich sind.
ACHTUNG: Gleichzeitig wird davon ausgegangen, das bei der Verarbeitung des Buchungsstapels dieser in der Buchhaltung richtig kontiert wird, da Erlöse sonst doppelt eingehen würden. Die Festlegung des Verrechnungskonto / Konto für die erhaltenen Anzahlungen gegen Debitor wird MANUELL in diesem Prozess durchgeführt.
Bei der Stapelverarbeitung in der Buchhaltung werden die Belegnummern "AR" -> Anzahlungsrechnung gefiltert und bearbeitet. |
| 2. | Es werden NUR Rechnungen übergeben, KEINE Anzahlungsrechnung.
Dies führt dazu, das die Elöskontierung in der Buchhaltung automatisch richtig ist, Anzahlungsrechnungen müssen MANUELL eingetragen und richtig kontiert werden.
ACHTUNG: Es können Belege vergessen werden. |
| 3. | Zukünftig (ggf. in 2019) soll in den Debiorendaten/Kreditorendaten ein zusätzliches Konto für Anzahlungsrechnung eingegeben werden können. Damit würden Anzahlungen nicht mehr auf Erlöskonten übergeben, sondern bei der Übergabe bereits auf das angegebene Verrechnungskonto "Erhaltene Anzahlungen" kontiert werden.
ACHTUNG: Die Konfiguration der Buchhaltung muß entsprechend abgestimmt sein. So darf z.B. ein Steuerschlüssel nicht automatisch eine Kontierung vornehmen und somit die Kontierung auf das Verrechnungskonto überdecken. |
Achtung: Es wird davon ausgegangen, das während der Verarbeitung der Buchungsstapel dieser in der Buchhaltung gegengeprüft und oder mit PRODAT Ausgaben: Assistent Controlling -> Antenne "Rechnungen letzter Monat", Rechnungsbuch: Anzahlungen, sowie : Rechnungen mit vorheriger Anzahlung abgeglichen werden. Eine direkte Referenz zwischen Rechnung und Anzahlung kann die Buchhaltung DATEV aktuell nicht verarbeiten. Möglichkeiten siehe oben. Aus den genannten Listen im PRODAT sind diese Informationen entnehmbar.
Zusätzlich/Alternativ muß nach jedem Buchungsstapel das Konto "Erhaltene Anzahlung" geprüft werden. Die Gegenbuchung muß aktuell MANUELL erfolgen. (Buchung der erhaltenen Anzahlung an Debitor um die Forderung der Schlußrechnung zu reduzieren), um falsche Mahnungsläufe im Datev zu vermeiden.
Hinweis: In der Schnittstelle sollte in einem Kommentar/Zusatztext im Fall einer Rechnung mit vorheriger Anzahlung ein Hinweis, oder entsprechende Anzahlungs-Belegnummern eingegeben werden. Dies sollte in DATEV in eine Textspalte zur Darstellung eingelesen werden.
Hinweis: In einigen Versionen von PRODAT wurden Anzahlungsrechnungen und Schlußrechnungen in einem Buchungsstapel übergeben, in der Form, dass die Schlußrechnung nur mit dem noch offenen Betrag (Restbetrag, also Erlös abzgl. Anzahlung) übergeben wurde.
Grundsätzlich ist dieses Vorgehen buchungstechnisch am einfachsten und es können keine Fehler oder Doppelungen auftreten (z.B.: Gesamtwert 1000,00; Anzahlung 700,00; Schlußrechnung 300,00 > Umsatzsteuer korrekt, insgesamt korrekt).
Aus bilanzrechtlicher Sicht ist dieses Vorgehen aber nicht korrekt, sodass die Buchungen in der Buchhaltung richtiggestellt werden mußten. Da dies in der Praxis häufig vergessen wurde, bzw. zu "Verwirrungen" sorgte, wurde Abstand von diesem Verfahren genommen (z.B.: Gesamtwert 1000,00; Anzahlung 700,00; Schlußrechnung 1000,00 (Gegenbuchung 700,00)).
Weiterhin ist zu beachten, das Umsatzsteuer auf Anzahlungen NICHT Soll-, sondern IST-Versteuerungspflichtig sind.
Stand 2019
Schnittstellenbeschreibung via DATEV-Stapel
Weiterführende Informationen
Rechnung, Gutschrift, Proformarechnung
Anzahlungs- und Abschlagsrechnung
Kontenrahmen: Aufwands & Erlöskonten
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