Im Modul Zahlunglauf können alle Eingangsrechnungen, die bis zu einem bestimmten Datum fällig sind, aufgezeigt und verbucht werden. Welche Rechnungen für den Zahlungsvorschlag berücksichtigt werden ist abhängig von ihrem Zahlungslaufyp. Mahnungen können im Modul Eingangsrechnungen oder in der Spalte Mahnstufe und der Spalte Mahndatum ausgelöst werden. Ergänzt wurde der Zahlungslauf durch die Option, auch zusätzlich aus ungeprüften Eingangsrechnungen Vorschläge generieren zu können. Standard laut Systemeinstellungen sind nur Übernahmen aus geprüften Rechnungen.

Es kann sein, dass:

Es kann sein, dass:

Im Modul Zahlungsläufe können alle Eingangsrechnungen, die bis zu einem bestimmten Datum fällig sind, aufgezeigt und verbucht werden. Welche Rechnungen für den Zahlungsvorschlag berücksichtigt werden, richtet sich maßgeblich nach dem Zahlungslauftyp:

Der Länder-Code der Rechnungsadresse muss DE sein. Die Rechnung muss in Euro und mit der Zahlungsart Überweisung erfasst sein.

Der Länder-Code der Rechnungsadresse muss DE sein. Die Rechnung muss in Euro erfasst sein.

Der Länder-Code der Rechnungsadresse muss ungleich DE sein. Die Rechnung muss in Euro erfasst sein.

Die Rechnungswährung darf nicht Euro sein.

Keine Einschränkung.

1. Neuen Zahlungslauf anlegen

Legen Sie einen neuen Zahlungslauf an, indem Sie auf den Button Neu anlegen drücken. Die Zahlungslauf-Nummer wird dann automatisch vergeben.

2. Wählen Sie den Rechnungs- / Zahlungstyp aus (manuell)

3. Zeitraum auswählen

Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum und den Skontoverfall aus, um sich die entsprechenden Eingangsrechnungen anzeigen zu lassen.

4. Vorschläge generieren

Wenn Sie nun den Button Vorschläge generieren betätigen, werden Ihnen alle offenen Eingangsrechnungen, die bis zum angegebenen Datum fällig sind und deren Skonto bis zum eingetragenen Termin verfällt, als Zahlungsvorschlag angezeigt.

5. Zahlungslauf bearbeiten

Über die rechte Maustaste können Sie Rechnungen zum Zahlungslauf hinzufügen oder aus dem Zahlungslauf entfernen. Außerdem können Sie sich das eingescannte Rechnungsdokument noch einmal anzeigen lassen.

6. Zahlungslauf verbuchen

Wenn Sie den Button Zahlungslauf verbuchen betätigen, wird der Zahlungslauf gebucht. Dadurch werden die für den Zahlungslauf angelegten Zahlungen verbucht und als abgeschlossen betrachtet. Ist die Gesamtsumme der Zahlungen größer oder gleich dem skontierten Rechnungsbetrag, wird die Rechnung mit dem geplanten Zahlungsdatum als Abschlussdatum verbucht und abgeschlossen. Der Rechnungsstatus wird auf Bezahlt gesetzt. Teilzahlungen werden ebenfalls verbucht, die Rechnung bleibt gegebenenfalls jedoch offen.

7. Druckfunktion

Bei einem manuellen Zahlungslauf ist die Druckfunktion hilfreich, da die Überweisungen per Hand abgetippt werden müssen.

1. Neuen Zahlungslauf anlegen

Legen Sie einen neuen Zahlungslauf an, indem Sie auf den Button Neu anlegen drücken. Die Zahlungslauf-Nr. wird dann automatisch vergeben.

2. Wählen Sie den Rechnungs- / Zahlungstyp aus (automatisch -> DTA)

3. Zeitraum auswählen

Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum und den Skontoverfall aus, um sich die entsprechenden Eingangsrechnungen anzeigen zu lassen.

4. Vorschläge generieren

Wenn Sie nun den Button Vorschläge generieren betätigen, werden Ihnen alle Eingangsrechnungen, die bis zum angegebenen Datum fällig sind und deren Skonto bis zum eingetragenen Termin verfällt, als Zahlungsvorschlag angezeigt. Die Übernahme-Kriterien sehen Sie in den FAQ.[L]

5. Zahlungslauf bearbeiten

Über die rechte Maustaste können Sie Rechnungen zum Zahlungslauf hinzufügen oder aus dem Zahlungslauf entfernen. Außerdem können Sie sich das eingescannte Rechnungsdokument noch einmal anzeigen lassen.

Setzen Sie hier die vorgeschlagenen Rechnungen auf Freigabe (siehe Häkchen im entsprechenden Feld), um sie im nächsten Schritt mit Überweisung vorbereiten in eine Überweisung einzubinden. Dies ist nur erforderlich wenn die Option Freigabe Eingangsrechnung für Buchung erforderlich unter Einkauf in den Systemeinstellungen gesetzt ist.

6.1. Überweisungen vorbereiten

Über den Button Überweisungen vorbereiten wird die Übergabe der Zahlungsläufe an die Bank vorbereitet. Es werden ausschließlich alle Rechnungen aus den Vorschlägen übernommen, die auf Freigabe stehen, wenn die Option Freigabe Eingangsrechnung für Buchung erforderlich unter Einkauf in den Systemeinstellungen gesetzt ist. In dem Fall sind die Berechtigungen der Freigaben für Rechnungen an die Benutzergruppe ER-Freigabe gebunden.

Sobald Überweisungen erstellt wurden, dürfen keine Rechnungen mehr hinzugefügt oder entfernt werden. Mit einem Doppelklick auf die einzelnen Eingangsrechnungen können Sie die Überweisungsdaten einsehen, die aus den Kreditorendaten erzeugt werden. In der Spalte Überweisung wird die Überweisungsnummer angezeigt. Eingangsrechnungen mit der gleichen Überweisungsnummer sind in einer Überweisung zusammengefasst (Sammelüberweisung an den gleichen Kreditor). Ist das Überweisungsfeld rot markiert, stimmen Überweisungsdaten nicht und müssen korrigiert werden. (Adressverwaltung, Kreditorendaten) Ist das Feld grün markiert, sind die Überweisungsdaten richtig hinterlegt.

Sind Freigaben falsch gesetzt und müssen trotz vorbereiteten Überweisungen nachträglich wieder geändert werden, müssen Sie mit rechter Maustaste auf die entsprechende Rechnung auf Öffnen, um dies per Hand in der Eingangsrechnung zu ändern. Danach müssen Sie den Zahlungsverlauf aktualisieren und erneut auf Überweisung vorbereiten klicken.

6. 2. Überweisungen exportieren

Wenn Sie den Button Überweisungen exportieren betätigen, wird der Zahlungslauf im DTA-Format in das angegebene Verzeichnis exportiert. Dadurch werden die für den Zahlungslauf angelegten Zahlungen verbucht und als abgeschlossen betrachtet. Ist die Gesamtsumme der Zahlungen größer oder gleich dem skontierten Rechnungsbetrag, wird die Rechnung mit dem geplanten Zahlungsdatum als Abschlussdatum verbucht und abgeschlossen. Der Rechnungsstatus wird auf Bezahlt gesetzt. Teilzahlungen werden ebenfalls verbucht, die Rechnung bleibt gegebenenfalls jedoch offen. Anschließend können die Überweisungen in ein Bankprogramm importiert und weiterverarbeitet werden.

Je nach gesetzter Mahnstufe werden die Zahlungen farbig markiert.

Mahnstufe und Mahndatum können im Eingangsrechnungen oder in der Spalte Mahnstufe und der Spalte Mahndatum gesetzt werden.

Ergänzt wurde der Zahlungslauf durch die Option, auch zusätzlich aus ungeprüften Eingangsrechnungen Vorschläge generieren zu können. Standard laut Systemeinstellungen sind nur Übernahmen aus geprüften Rechnungen.

Sollten Sie dennoch Rechnungen übernehmen wollen, deren Status nicht auf Geprüft gesetzt wurden ist, haben Sie mit dieser Option die Möglichkeit. Wählen Sie sie vor dem Generieren der Vorschläge. Sie können allerdings erst die geprüften Vorschläge in den Zahlungslauf aufnehmen, speichern und dann erneut Vorschläge mit den ungeprüften Rechnungen generieren lassen und diese hinzufügen.

Ungeprüfte Rechnungen werden im Feld Geprüft gelb hinterlegt, geprüfte Rechnungen hingegen grün.

Sobald die Überweisung vorbereitet, oder der Zahlungslauf verbucht wurde, ist die Option nicht mehr wählbar.