- Belege anlegen, Belegzeilen importieren
- Belegoptionen, Status der Eingangsrechnung
- Positionsdetails
- Zahlung / Teilzahlung
- Status einer Eingangsrechnung
- Buchen einer Eingangsrechnung
(1) Einstieg über Belegnummer oder 
neuen Beleg
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(2) Positionsübersicht
Erfassung von Kontierung, positionsbezogenen Abzügen / Zuschlägen und Zuordnung der Position zu einer ABK als Sonderkosten für die Nachkalkulation.
(3) Notwendige Kopfdaten für Buchhaltung
(4) Abzuschläge
(5) Preisberechnung
Das Erfassen einer neuen Rechnung hat zur Folge, dass sich einige Preise im System ändern. Ob und wie dies Berücksichtigung findet, können Sie mit den 4 abgebildeten Einstellungen beeinflussen. Die gewählten Einstellungen werden bei Verlassen des Moduls gespeichert und Ihnen bei Erfassen der nächsten Rechnung wieder vorgeschlagen.
Der Durchschnittseinkaufspreis Lagerbestand wird auf Basis der soeben erfassten Preise neu berechnet, wenn die entsprechende Option aktiviert ist. Alle angegebenen Abzüge / Zuschläge werden dabei anteilig auf den Einkaufspreis pro Mengeneinheit aufgeschlagen. Ein Zuschlag von 10 € auf eine Lieferung von 50 Mengeneinheiten erhöht also den berechneten Einkaufspreis um 0,20 € pro Einheit. Rabatte finden hierbei keine Berücksichtigung.
Wenn Sie den Preis an Nachkalkulation übernehmen, wird dieser Preis in der Nachkalkulation eingetragen, wenn der Artikel auf diese bezogen eingekauft wurde (Interner Auftrag). Weiterhin werden alle noch nicht verbuchten Nachkalkulationen, die diesen Artikel enthalten ebenfalls mit dem aktuellen Artikelpreis beschrieben.
Legen Sie fest, ob der Preis in den Artikelstamm (Selbstkosten) eingetragen werden soll. Wenn der Preis in den Artikelstamm (Selbstkosten) gewählt wird, wird der bestehende Preis überschrieben. Dabei wird die Verkaufspreisbasis ebenfalls neu berechnet, falls für den Artikel oder den Artikelcode ein Verkaufspreisfaktor hinterlegt ist.
Wenn Sie den Preis in die Lieferantendaten übernehmen wollen, wird dort ein neuer Satz mit den aktuellen Konditionen angelegt.
(6) Beleg einscannen: das Papierdokument einscannen und zuordnen
(7) Beleg einbuchen: Übernahme der Preise je nach Option in den Artikelstamm usw.
Hier können Sie zusätzliche Informationen zur Eingangsrechnung eintragen.
1. Status der Eingangsrechnung
Legen Sie hier den Status der Eingangsrechnung fest. Siehe insbesondere Punkt 4. Status einer Eingangsrechnung
2. Details der Zahlung
3. Mahnstufe / -datum
Hier können die Mahnstufe und das Mahndatum eingetragen werden. Im Zahlungslauf werden die Belege dann je nach gesetzter Mahnstufe farbig markiert.
Hier finden Sie eine genaue Übersicht über alle Positionen, die Sie einzeln bearbeiten und Zusatztexte eingeben können.
(1) Sie können innerhalb des Moduls die Positionen per Positionsauswahl wechseln.
(2) Im Speziellen kann für die Position die Kontierung bestimmt werden.
(3) Hiermit legen Sie die Fertigung (ABK) fest, für die diese Eingangsrechnung als Sonderkosten gelten soll. Somit können z.B. Speditionskosten umgelegt werden. Diese Sonderkosten werden dann per Nachkalkulation ausgewertet.
Im Falle einer Eingangsrechnung für Auswärtsbearbeitung ist zusätzlich der Arbeitsgang hinterlegt. Die Verwaltung der Auswärtsbearbeitung erfolgt in den entspr. Modulen.
(4) An dieser Stelle werden die positionsbezogenen Abzüge / Zuschläge verwaltet.
Hier können Sie Informationen zur Zahlung einsehen und eine neue Zahlung anlegen.
1. Legen Sie eine neue Zahlung an
Drücken Sie auf diesen Button, um eine neue Zahlung anzulegen. Setzen Sie das Häkchen bei Zahlung verbucht, wird diese Zahlung mit eingerechnet.
2. Übersicht Zahlungen
Hier finden Sie eine Übersicht über die manuellen Zahlungen sowie den Zahlungen aus den Zahlungsläufen.
3. Zahlungen abgeschlossen
Sind alle Zahlungen abgeschlossen, wird hier ein Häkchen gesetzt.
1. Rechnungsstatus im Modul Eingangsrechnungen
Definitiv:
Gesetzt bei: Zurückschreiben der Einkaufspreise in den Artikelstamm oder die Lieferantendaten vom Eingangsrechnungsmodul aus. Wird durch den Buchen - Knopf der Registerkarte Belegübersicht gesetzt.
Benutzt bei: Nur Definitive Rechnungen werden in die Buchhaltung exportiert.
Geprüft:
Gesetzt bei: Prüfung einer Rechnung vom Assistenten durch den zuständigen Prüfer oder automatisch gesetzt beim Buchen einer Eingangsrechnung, wenn kein Prüfer zugewiesen ist. (Verhalten einstellbar in Systemeinstellungen Einkauf)
Benutzt bei: Nur Geprüfte Rechnungen dürfen in einen Zahlungslauf. (Ebenfalls per Systemeinstellung einstellbar)
Freigabe:
Gesetzt bei: Freigabe einer Rechnung zur Zahlung durch die Geschäftsführung.
Benutzt bei: Nur für freigegebene Rechnungen werden Überweisungen oder Teilzahlungen im Zahlungslauf erstellt. Alle anderen werden vor dem Überweisungsexport entfernt. (Einstellbar in Systemeinstellungen)
Bezahlt:
Gesetzt bei: Exportieren oder Buchen eines Zahlungslaufs. Es wird geprüft, ob die Summe aller vorhandenen Teilzahlungen, dem Gesamtrechnungsbetrag abzüglich evtl. erhaltenem Skonto, entspricht. Nur dann setzt das System eine Rechnung automatisch auf Bezahlt.
Benutzt bei: Bezahlte Rechnungen tauchen nicht im Zahlungslauf auf. Sonst benutzt für Status-Anzeige und Filtern in diversen Listen.
Skonto erhalten:
Gesetzt bei: Exportieren oder Buchen eines Zahlungslaufs. Wird nur gesetzt, wenn die Rechnung vor Ablauf des Skontoverfallsdatums vollständig bezahlt wurde.
Benutzt bei: Anzeige und Filtern in Listen, Berechnung der Skontoübersichten.
Exportiert (Datum):
Gesetzt bei: Die Rechnung wurde an die Buchhaltung übergeben.
Benutzt bei: Suchkriterium für Listen und Tabellarische Rechnungsübersicht.
Jeder dieser Statushaken kann bei Bedarf händisch gesetzt oder entfernt werden, die entsprechenden Rechte zum Schreiben in Eingangsrechnungen oder für Rechnungsfreigaben vorausgesetzt.
2. Rechnungsstatus als Listenauswahlkriterium
Der Status einer Eingangsrechnung wird häufig als Auswahlkriterium Status beim Drucken von Listen oder der Vorauswahl in einem Einschränkungsformular genutzt. Nachfolgend eine Auflistung der benutzten Unterscheidung:
| 1. | Alle - Alle Eingangsrechnungen, unabhängig vom Status |
| 2. | Offen - Alle Eingangsrechnungen, die nicht den Status Bezahlt haben |
| 3. | Definitiv - Alle Eingangsrechnungen, für die Artikelpreise verbucht wurden. Die also bereits fertig erfasst wurden. |
| 4. | Ungeprüft - Alle Eingangsrechungen, die noch nicht von einem Prüfer oder automatisch überprüft wurden. Alle Rechnungen sind nach der Erfassung zunächst ungeprüft. |
| 5. | Geprüft - Alle geprüften Eingangsrechnungen, die aber noch nicht zur Zahlung freigegeben oder bezahlt wurden. Diese stehen also im nächsten Schritt zur Zahlung an. |
| 6. | Freigegeben - Alle zur Zahlung freigegebenen Rechnungen, die aber noch nicht bezahlt wurden. Diese befinden sich also zur Zeit in einem offenen Zahlungslauf und warten auf Überweisung oder Verbuchen desselben. |
| 7. | Bezahlt - Nach Abschluss der letzten Zahlung. Der Rechnungsbetrag ist vollständig beglichen oder die Rechnung wurde manuell abgeschlossen. |
| 8. | Exportiert - Die Rechnung wurde exportiert und ein Exportdatum ist vorhanden. Die Rechung wurde also per EDI an die Buchhaltung übergeben. |
Das Buchen einer Eingangsrechnung stellt üblicherweise den letzten Schritt der Erfassung dar. Der Buchungsvorgang umfasst folgende Schritte:
| • | Geprüft-Kennzeichen der Rechnung wird gesetzt (steuerbar per Systemeinstellung, Einkauf / Eingangsrechnung) |
| • | Definitiv-Kennzeichen der Rechnung und aller Positionen wird gesetzt |
| • | Durchschnittseinkaufspreis der Artikel im Lagerbestand wird aktualisiert |
| • | Rechnungspreise werden in die Selbstkosten, Verkaufspreisbasis oder Nachkalkulation (über Materiallisten-Position) |
| • | Es wird eine Übersicht der zurückgeschriebenen und geänderten Artikelpreise angezeigt. |
| • | Ist der automatische Export aktiv, wird die Rechnung für die Buchhaltung exportiert. (Auslöser ist das Setzen des "Definitiv"-Status) |
Hinweis: Die Option alle Rechnungspreise in die Lieferantendaten zurückzuschreiben wurde Anfang 2018 deaktiviert. Das automatische Zurückschreiben führte dazu, das über die Zeit hunderte Preiseinträge für den gleichen Artikel gesammelt wurden. Ohne Prüfung durch den Anwender, ob der Preis einer Eingangsrechnung für den Artikel repräsentativ oder zukünftig verwendbar ist, hatten diese automatischen Einträge wenig Aussagekraft. Für einzelne Positionen ist die Funktion zum Aktualisieren der Lieferantendaten per Rechtsklick auf die Position weiterhin verfügbar.
Hinweis: Die Selbstkosten laut Artikelstamm werden nur aktualisiert, wenn es sich bei der Position nicht um einen Fertigungsartikel, eine Beistellung oder eine verrechnete Auswärtsbearbeitung handelt.
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