Der Gesamtprozess besteht aus drei fachlichen Schritten:

(1) Eingangsrechnung anlegen und buchen.

(2) Falls vorhanden: Lieferantengutschrift anlegen und ebenfalls buchen.

(3) Offene Gutschrift später im Zahlungslauf mit der zugehörigen Eingangsrechnung verrechnen.

Die Eingangsrechnung wird im Modul Eingangsrechnungen angelegt.

(1) Neuen Beleg anlegen oder das Rechnungsdokument per Dokumentimport übernehmen.

(2) Lieferant auswählen.

(3) Lieferanten-Rechnungsnummer im Feld Referenzbeleg eintragen.

(4) Rechnungsdatum, Zahlungsart, Zahlungsziel und Skonto prüfen.

(5) Quelle für die Positionsübernahme wählen:

Wareneingangsschein, wenn die Ware bereits eingegangen ist.

Bestellung, wenn noch kein passender Wareneingang vorliegt.

Bestehende Rechnung, wenn eine vorhandene Eingangsrechnung als Vorlage dienen soll.

(6) Positionen übernehmen und Mengen, Preise, Kontierung sowie Abzüge und Zuschläge prüfen.

(7) Dokument im DMS hinterlegen oder prüfen.

(8) Rechnung buchen.

Eine Lieferantengutschrift wird ebenfalls im Modul Eingangsrechnungen angelegt.

(1) Neuen Beleg anlegen.

(2) Den gleichen Lieferanten wie bei der ursprünglichen Eingangsrechnung auswählen.

(3) Die Belegart auf Gutschrift stellen.

(4) Die Gutschriftnummer des Lieferanten im Feld Referenzbeleg eintragen.

(5) Die betroffenen Positionen bevorzugt aus Bestehende Rechnung übernehmen, wenn sich die Gutschrift auf eine bereits erfasste Eingangsrechnung bezieht.

(6) Nicht benötigte Positionen entfernen.

(7) Mengen, Preise und Zuschläge so anpassen, dass nur der gutzuschreibende Anteil übrig bleibt.

(8) Belegsumme sorgfältig prüfen.

(9) Gutschriftdokument im DMS hinterlegen oder prüfen.

(10) Gutschrift buchen.

Nach dem Buchen durchläuft der Beleg je nach Systemeinstellung den Prüf- und Freigabeprozess.

(1) Definitiv: Der Beleg ist fachlich gebucht.

(2) Geprüft: Der Inhalt wurde geprüft oder beim Buchen automatisch als geprüft markiert.

(3) Freigabe: Der Beleg ist zur Zahlung freigegeben.

(4) Bezahlt: Der Beleg wurde vollständig per Zahlung oder Verrechnung erledigt.

Die inhaltliche Prüfung kann über den persönlichen Assistenten im Register Assistent Persönliches erfolgen.

Die Verrechnung erfolgt nicht direkt im Beleg, sondern im Zahlungslauf bzw. in den offenen Eingangsrechnungen.

(1) Neuen offenen Zahlungslauf anlegen oder einen bestehenden offenen Zahlungslauf öffnen.

(2) Zahlungsvorschläge für offene Eingangsrechnungen generieren.

(3) Prüfen, ob die zu verrechnende Rechnung im Zahlungslauf enthalten ist.

(4) Sicherstellen, dass die Gutschrift als offener Verrechnungsposten verfügbar ist.

(5) Die offene Eingangsrechnung markieren.

(6) Mit rechter Maustaste das Kontextmenü öffnen.

(7) Die Funktion Gutschrift abziehen wählen.

(8) Passende Gutschrift auswählen.

(9) Den reduzierten Zahlbetrag prüfen.

(10) Zahlungslauf verbuchen oder Überweisung exportieren.

Durch die Verrechnung wird der Zahlbetrag der Rechnung um die Gutschrift reduziert. Ist der Restbetrag danach vollständig ausgeglichen, erhält die Rechnung den Status Bezahlt.

(1) Ohne Eintrag im Feld Referenzbeleg sollte weder Rechnung noch Gutschrift gebucht werden.

(2) Bei der Verrechnung muss die Gutschrift kleiner sein als die zu verrechnende offene Rechnung.

(3) Wenn für Buchung oder Export eine Freigabe erforderlich ist, müssen die passenden Rechte vorhanden sein.

(4) Wurden Überweisungen bereits vorbereitet und danach Beträge oder Freigaben geändert, muss die Vorbereitung aktualisiert oder neu erstellt werden.

(5) Besonders bei kopierten Gutschriften sollten Positionen, Mengen, Preise und Zuschläge vor dem Buchen nochmals geprüft werden.