Dokumente erstellen

Grundlagen

Alle Dokumente, die Ihr Unternehmen verlassen, werden auf die gleiche Art und Weise erzeugt. Nachdem die Positionsdaten im entsprechenden Modul eingegeben wurden, können verschiedene Positionen auf ein Dokument zusammengefasst werden. Am Beispiel des Verkaufdokuments ist im Folgenden das Vorgehen beschrieben.

(1) Einstieg über Dokumentennummer oder den Button Neu. Bei Druck/Direkterstellung des Dokuments aus Verkauf/Einkauf wird die Dokumentnummer vom System erstellt.

(2) Geben Sie den Ansprechpartner beim Kunden ein, der auf dem Dokument erscheinen soll. Dieser Ansprechpartner bezieht sich auf die Bestelleradresse, die aus den Kontaktdaten in der Adressverwaltung übernommen wird. Beachten Sie den internen Ansprechpartner im Register Allgemein (7).

(3) Tragen Sie optional einen abweichenden Titel, der im Dokument erscheinen soll, ein. Der Titel wird in den Stammdaten unter der Tabelle Belegtitel hinterlegt.

(4) Nur Verkauf: Hier können Sie den Preis festlegen, der auf dem Dokument erscheinen soll. Der Nettopreis gibt den Preis aus dem Angebot an. Wenn Sie einen Festpreis eintragen, wird der Nettopreis aus dem Angebot überschrieben. Alternativ können Sie auch einen Gesamtrabatt über alle Positionen eingeben.

(5) Positionen des Dokuments

(6) Nur Verkauf: Möglichkeit über das PopUp-Menü

auftg_dok_toolbar_arech_popup

sofort eine Rechnung / Anzahlungsrechnung oder Proformarechnung zu stellen.

(7) Weitere Kopfdaten:

•	Interner Ansprechpartner, Anschreiben - Schlusstexte, Bindefrist usw.

•

Dokumentenversand > Anzeige der bevorzugten Kommunikation. Vor der Ausgabe des Belegs, erhält der zuständige Bearbeiter so die Information, ob das Dokument für den postalischen Versand gedruckt werden soll oder die Weiterleitung via E-Mail bevorzugt wird.
Siehe z.B. > Elektronische Rechnung: Versand per E-Mail

(8) Funktionen für Zwischensummen und Seitenumbruch über das PopUp-Menü

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Option nur im Verkauf: Nur Preis der Hauptposition ausweisen

•	Alle Preise von Positionen in Angebot / Auftrag / Rechnung, die sich unter einer Hauptposition befinden, ausblenden

•	Voraussetzung: Preis enthält Unterpositionen ist aktiv für die Ang./Auftragsposition

•	Anwendungsfall: Projektkalkulation ohne Ausweisung von Detailpositionen, die hauptsächlich der Kalkulation dienen

•	Die Druckeinstellung wird vom Auftrag in die Rechnung übernommen

Druckvorschau, Drucken, Versenden als E-Mail

Dialog Druckvorschau

Über das Druckersymbol wird die Druckvorschau des Dokuments gezeigt.

(1) Für Informationen, siehe auch Druckeinstellungen

(2) PDF bzw. Excel-Export erzeugen, für Dateiablage in einem persönlichen Ordner

(3) Als E-Mail erzeugen: es wird automatisch das E-Mail-Programm geöffnet und ein PDF-Dokument des Belegs als Anhang zur E-Mail erzeugt