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Mit der Oberfläche Bearbeiten: Präsenzzeiten tabellarisch können Präsenzzeiten und Abwesenheiten der Mitarbeitenden zentral geprüft und verbucht werden.
- Einstieg
- Betriebsdatenerfassung
- Monatsabschluss
- Bearbeiten: Präsenzzeiten tabellarisch
- Monatsabschluss vorbereiten
(1) Wählen Sie Mitarbeiter, Abteilung und / oder Mitarbeitergruppe
(2) Der vorgeschlagene Zeitraum entspricht dem Vormonat
Vor dem Verbuchen wird eine Prüfung der Stempelzeiten, der Tagespläne, des Urlaubs und sonstiger Abwesenheiten des Mitarbeiters durchgeführt. Achten Sie auf farbige Hervorhebungen und korrigieren Sie bei Bedarf Fehlstempelungen, falsch zugeorndete Tagespläne und nicht freigegebene Überstunden.
Farblegende:
Farbe
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Bedeutung
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Zelle Datum und Tag rot
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Wochenende
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Zelle Anfang ~ und Ende ~ rot
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Stempelung mit nur einer Sekunde, siehe Fehlstempelung
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Beachten Sie in Bezug auf die Kontextfunktionen die Möglichkeit der Mehrfachauswahl von Zeilen.
Die Funktion Verbuchte Zeiten ausblenden filtert nach nur offenen, nicht verbuchten, Monaten.
Tag(e) neu berechnen sorgt für eine Aktualisierung des Anwesenheitssaldo bei umfangreichen Änderungen, zum Beispiel der Zuweisung anderer Tagespläne oder manuellen Anpassungen von Abwesenheiten.
Karenzen aktivieren / deaktivieren dient der Freigabe von Überzeiten bzw. Überstunden. Weitere Informationen siehe Zeitrundung und Karenzzeiten.
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Die Deaktivierung der Karenzzeiten können Sie im Modul Bearbeiten: Präsenz- und Auftragszeiten sowie Bearbeiten: Präsenzzeiten tabellarisch vornehmen.
- Einstieg
- Betriebsdatenerfassung
- Bearbeiten von Stempelungen
- Bearbeiten : Präsenzzeit tabellarisch
- Bearbeiten : Präsenz- und Auftragszeiten
- Steuerung der Karenzen mit Bearbeiten: Präsenzzeiten tabellarisch
Im Falle der Deaktivierung wird die Karenz-Zeitrundung für diese Stempelungen nicht durchgeführt und die Originalzeit wird verwendet. Auf diese Weise können Überstunden explizit freigegeben werden.
Ein Beispiel:
Der Tagesplan ist Frühschicht von 5:00 bis 12:55 mit einer Mindestpause von 0,5 h, einer Überstundenschwelle von 30 min und Überzeitrundung von 15 min.
Unsere Zeitrundung für die Frühschicht ist:
(1) Am 28.04. wird die Stempelung als 5:00 bis 12:55 gewertet, obwohl die Originalzeit der Stempelung von 4:55 bis 13:30 ist.
(2) Am 29.04. werden die Karenzrundungen nicht berücksichtigt. Es werden die Überzeiten bzw. Überstunden freigegeben, indem die Karenzen für Anfang und Ende deaktiviert sind.
(3) Zur besseren Freigabe ganzer Tage, Wochen oder Monate stehen zwei Einträge im Kontextmenü zur Verfügung, mit denen man alle Karenzen aktivieren oder deaktivieren kann. Wählen Sie hierzu per Mutliselect mehrere Zeilen aus, die Sie anpassen wollen, und öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste.
- Steuerung der Karenzen mit Bearbeiten : Präsenz- und Auftragszeiten
(1) Am 28.04. wird die Stempelung als 5:00 bis 12:55 gewertet, obwohl die Originalzeit der Stempelung von 4:55 bis 13:30 ist.
(2) Am 29.04. werden die Karenzrundungen nicht berücksichtigt. Es werden die Überzeiten bzw. Überstunden freigegeben, indem die Karenzen für Anfang und Ende deaktiviert sind.
- Hinweise
Achtung: Werden die Arbeitszeiten für Mitarbeitende manuell über die beiden obenstehenden Oberflächen eingetragen, dann sind die Karenzrundungen nicht aktiv und müssen bei Bedarf aktiviert werden. Nur beim Stempeln über die Zeiterfassung durch die Mitarbeitenden selbst, werden die Status für die Karenz (Anfang) bzw. Karenz (Ende) aktiviert (wie in den Tagesplan-Einstellungen definiert).
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Mitarbeitende der Personalabteilung nutzen Bearbeiten : Präsenzzeit tabellarisch zum:
| • | Kontrollieren der Anwesenheitszeiten (farbig markierte Stempelungen) |
| • | Anpassen von Fehlstempelungen der Anwesenheitszeiten |
| • | Ändern von zugeordneten Tagesplänen |
| • | Nacherfassen von Abwesenheiten und Dienstgängen |
- Einstieg
- Betriebsdatenerfassung
- Bearbeiten von Stempelungen
- Bearbeiten : Präsenzzeit tabellarisch
- Bearbeitung und Kontrolle von Präsenzzeiten
Schränken Sie beim Öffnen die Ausgabe nach Mitarbeiter und Zeitraum ein. Die Ausgabe erfolgt je Mitarbeiter und Stempelintervall.
(1) In diesen Spalten haben Sie die Möglichkeit, die Originalzeiten zu editieren. Für die Korrektur von Zeiten über mehrere Tage hinweg siehe Mehrfachkorrektur von Stempelungen
(2) In diesen Spalten werden die gerundetet Zeiten je nach Tagesplan (1/5/10/15 Minutentakt) dargestellt. Diese sind direkt abhängig von den Originalzeiten.
(3) Aktivieren der Karenzzeiten, vgl. Zeitrundung und Karenzzeiten.
(4) Abwesenheiten, siehe folgender Abschnitt Direkte Bearbeitung von Abwesenheiten
(5) Dieser Teil dient zur Erstellung des Monatsabschluss des gewählten Mitarbeiters
(6) Gemäß der Festlegung der Nachstunden sind diese hier aufgelistet und können editiert werden, vgl. Tagespläne.
(7) Dieser Haken dient der Information, ob die Stempelung durch den Monatsabschluss verbucht ist bzw. die Oberfläche soll nur die unverbuchten Datensätze anzeigen
Hinweis: Die Bearbeitungsoberfläche ist optional mit einer Passwortsicherung und automatischen Abmeldung nach 5 Minuten Inaktivität versehen. Diese Funktion muss in den Einstellungen aktiviert werden.
- Direkte Bearbeitung von Abwesenheiten
(4) In dieser Tabelle werden Fehlzeiten und Abwesenheiten festgehalten. Sie können eine explizit gutzuschreibende Zeit in Stunden eingeben. Geben Sie keine Zeit ein, wenn automatisch die Gutschrift aus den Tagesplänen verwendet werden sollen.
Wenn Mitarbeitende abwesend sind, bekommen diese die Fehlzeiten vom Stundenkonto abgezogen. Den Mitarbeitern können allerdings sowohl im Vorhinein als auch im Nachhinein Abwesenheitsgründe zugewiesen werden, das schließt auch Standardabwesenheitsgründe (bspw. Schule bei Auszubildenden) ein.
- Manuelle Änderungen an den Abwesenheiten
Im Bereich der Abwesenheiten werden die automatisiert erstellten, sowie die manuell bzw. durch Beantragung und Genehmigung erfassten Abwesenheitsgründe (1) verwaltet. Diese werden pro Tag der oben gewählten Stempelung angezeigt. Beachten Sie speziell für die Abwesenheit Mindestpause die Stammdaten in den Tagesplänen.
(2) Manueller Eintrag bzw. Löschen eine Abwesenheit
(3) Angabe des Zeitraums
(4) Ist ein Abwesenheitsgrund hinterlegt, bekommt der Mitarbeiter eine Gutschrift in folgender Hierarchie: wird der Abwesenheitseingabe keine Zeit mitgegeben, wird die Gutschrift gemäß Tagesplan hinterlegt. Geben Sie bei der Abwesenheit eine Gutschrift (oder Abzug mit negativem Vorzeichen) ein, wird dies gewertet. Sie überschreiben somit die Vorgabe des Tagesplans. Auf der Monatsauswertung wird detailliert sowohl die Summe der Fehlzeit als auch die Anzahl und Summe von Gutschriften ausgewiesen.
Achtung: Wird in ihrer Firma der Beantragunsprozess der Abwesenheiten verwendet, lässt sich der Prozess der Beantragung auf die oben beschriebene Weise bewusst umgehen. Die Mitarbeitenden bekommen keine Benachrichtigung über diese Anpassungen. Ein direktes Eintragen ist daher vorallem für Abwesenheiten in der Vergangenheit zu verwenden bzw. solche, die nicht dem Genehmigungsverfahren unterliegen.
Manuelle Bearbeitung von Betriebsurlaub
Wurde Betriebsurlaub definiert, wird an diesem Tag für alle Mitarbeiter eine Abwesenheit Urlaub eingetragen. Auch wenn Mitarbeitende anwesend sind, wird der Betriebsurlaub eingetragen. Hintergrund ist, dass anwesenden Mitarbeitern keine Minusstunden entstehen sollen. Manuell kann der Betriebsurlaub für folgende Fälle entfernt werden:
Automatisch eingetragener Betriebsurlaub kann entfernt werden, wenn Mitarbeitende an diesem Tag
| • | kein Tageslan-Soll haben |
| • | eine andere Abwesenheit eingetragen haben (z. B. unbezahlter Urlaub, Freizeitausgleich, Elternzeit) |
| • | Präsenzzeit gestempelt haben |
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- Mehrfachkorrektur von Stempelungen
Wenn Mitarbeiter ihre Präsenzzeiten über ein Zeiterfassungs-Terminal erfassen, kann es vorkommen, dass Gehen- und Kommen-Einträge über mehrere Tage hinweg vertauscht sind. Um nicht jede Stempelung manuell bearbeiten zu müssen, gibt es für Personalzuständige eine Sonderfunktion mit deren Hilfe mehrere Einträge gleichzeitig geändert werden können.
Im Beispiel ist der Datensatz 04.01. als fehlerhaft markiert (gelb unterlegt). Ab dem Folgetag sind Anfangs- und Endestempelung vertauscht.
(1) Auswahlbereich der fehlerhaften Zeiten festlegen.
(2) Kontextfunktion Zeiten im Auswahlbereich korrigieren wählen und den folgenden Dialog mit [Ja] bestätigen.
(3) Eine Vorschau der Änderungen wird gezeigt. Erst mit [OK] werden die Änderungen durchgeführt.
Weiterführende Informationen
Änderungsprotokoll Präsenzzeiten
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- Erkennen von Falschstempelungen
Im täglichen Betrieb passiert es, dass Fehlstempelungen produziert werden. Beispielsweise vergessen Mitarbeiter sich abzustempeln.
- Regeln für gültige Stempelungen
Unter folgenden Bedingungen wird von einer Fehlstempelung ausgegangen:
(1) Bei mehr als 18 Stunden Arbeitszeit, wird beim Wiederanstempeln die Präsenzzeit mit der (nicht beendeten) Kommen-Stempelung + 1 Sekunde beendet und gleichzeitig eine neue Anstempelung mit der aktuellen Zeit eröffnet. Im Modul Bearbeiten : Präsenzzeiten tabellarisch wird die Zeile im Bild gekennzeichnet
- Automatisches Abstempeln
Optional kann eine System-Einstellung vorgenommen werden, welche mitternachts alle laufenden Präsenzzeiten als Fehlstempelung (+ 1 Sekunde) beendet.
Weiterführende Informationen
Monatsabschluss
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- Freigabe von Präsenzzeiten
Optional können Präsenzzeiten von Abteilungsleitenden freigegeben werden. Bei Verwendung der systemunterstützten Überstundenauszahlung ist dieser Status obligatorisch.
- Einstieg
- Betriebsdatenerfassung
- Bearbeiten von Stempelungen
- Bearbeiten : Präsenzzeit tabellarisch
- Präsenzzeiten freigeben
(1) Auswahl der Präsenzzeit(en) eines Mitarbeiters (Mehrfachauswahl möglich) und Kontextfunktion Mitarbeiterzeiten im Auswahlzeitraum bestätigen
Das Datum und der Mitarbeiter (welcher die Freigabe erteilt hat) werden im Feld Freigabe (Präsenzzeit: Mitarbeiter, Datum) gespeichert.
Hinweis: Wählt man bereits freigegebene Zeiten und verwendet die gleiche Funktion (1), dann werden die Freigaben zurückgesetzt. Auch das Zurücksetzen wird geloggt.
Achtung: Werden die Präsenzzeiten nach Erteilung des Freigabe-Status verändert, dann wird der Status zurückgesetzt. Eine erneute Freigabe ist erforderlich.
- Benutzerrechte-Steuerung für Abteilungsleiter
siehe Benutzerrechte-Steuerung für Abteilungsleiter
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- Änderungsprotokoll Präsenzzeiten
Wenn Präsenzzeitstempelungen bearbeitet werden, wird jede Änderung im Hintergrund mitgeschrieben / geloggt.
- Einstieg
- Betriebsdatenerfassung
- Auswertung
- Statistik > Änderungsprotokoll Präsenzzeiten
- Änderungsprotokoll Präsenzzeiten
(1) Art der Änderung.
| • | INSERT: Datensatz wurde eingefügt. Hier wurde eine Anfangsstempelung um 15:22 Uhr eingefügt mit Arbeitsbeginn 12:30 Uhr |
| • | UPDATE: Änderung/Aktualisierung einer Stempelung. In Anfang/Ende original (2) sieht man die ursprünliche Zeit. Die "Differenz"-Spalten (3) zeigen die Veränderung in Minuten an. |
| • | DELETE: Stempelung wurde entfernt |
(4) Betroffener Mitarbeiter
(5) Mitarbeiter, welcher die Änderungen durchgeführt hat.
Weiterführende Informationen
Mehrfachkorrektur von Stempelungen
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- Monatsabschluss durchführen
(1) Tabellarische Präsenzzeiten
(2) Verwenden Sie Berechnen um einen summierten Saldo über den ausgewählten Mitarbeiter zu erhalten.
Nach Ausführen von Berechnen erhalten Sie eine Komplett-Übersicht der Stempelungen, Abwesenheiten und Überstunden- sowie Urlaubsauszahlungen.
Achtung: Das Fenster darf nicht geschlossen werden. Es kann auf einen anderen Monitor (wenn vorhanden) geschoben oder minimiert werden. Wurde es versehentlich geschlossen, muss erneut Berechnen ausgelöst werden.
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(3) Überblick der errechneten Salden für den ausgewählten Mitarbeiter. Neuberechnung, nachdem (2) ausgelöst wurde.
(4) Abwesenheiten werden für den ganzen Monat angezeigt
(5) Die automatisiert erstellten Werte des Urlaubs und des Stundenkontos können bei Bedarf manuell überschrieben werden. Verwenden Sie die Menü-Einträge des Kontexmenüs um manuelle Änderungen wieder rückgängig zu machen bzw. die Auszahlung berechnen zu lassen bei Angabe eines Zielwerts
Details zur Auszahlung von Überstunden und Urlaub folgen im Abschnitt Auszahlung von Überstunden und Urlaub
(6) Abschluss des Monats: Nach Prüfung der Salden können die Daten übernommen und die Stempelungen verbucht werden (Eintrag). Beachten Sie die Kontextfunktionen bzw. den Filter Verbuchte Zeiten ausblenden (7)
Hinweis: (7) Beachten Sie den Verbucht-Status der einzelnen Tage.
- Sonderfall Jahreswechsel
Für den letzten Monatsabschluss im Jahr wird eine zusätzliche Zeile angezeigt um
(1) den neuen Jahresanspruch sowie
(2) den um den Jahresanspruch erhöhten Resturlaub
für das Folgejahr festzulegen.
Hinweis: Wurde eine Urlaubsstaffel für diesen Mitarbeiter angelegt, wird diese vorrangig gegenüber dem Jahresanspruch des alten Jahres vorausgewählt.
- Auszahlung von Überstunden und Urlaub
Die Auszahlung von Überstunden (betriebsbedingte Sonderregelung) wird durch den Monatsabschluss im Register Überstundenauszahlung durchgeführt. Die automatisierte Übergabe von Überstunden kann durch die beiden Systemeinstellungen aktiviert werden:
| • | Monatsabschluss: Überstunden werden vorgefüllt in Stundenauszahlung |
Nach Ausführen Berechnen (1) wird das Stundenkonto immer auf 0 ausgeglichen. Zusätzlich werden die ausgezahlten Überstunden für den Monat im Feld Stunden (Gesamt) (1) gesichert.
| • | Systemunterstütze Überstundenauszahlung aktivieren |
Nach Ausführen Berechnen (1) findet der automatisierte Eintrag der vom Mitarbeiter beantragten Überstunden sowie der Überstunden aus Sonn- und Feiertagsarbeit statt. Hat der Mitarbeiter selbst keine Überstunden beantragt, werden die Überstunden durch Sonn- und Feiertagsarbeit in das Feld Stunden (Gesamt) (1) übergeben. Im anderen Fall werden die Überstundensalden nochmals aktualisiert. Siehe auch Systemunterstütze Überstundenauszahlung
(2) Übersicht der auftgeteilten Überstunden
(3) Vom aktuellen Stundenkonto werden die Überstunden (1) abgezogen.
(4) Nach Ausführen von Eintrag ist das Stundenkonto des Mitarbeiters um diesen Betrag reduziert.
(5) Fehler-Statusinformationen (Wenn Systemeinstellung Systemunterstütze Überstundenauszahlung aktiviert)
| • | Arbeitszeitsaldo unterschritten: Die aktuelle Summe der freigegebenen Arbeitszeit entspricht nicht der Summe der Tagesplanvorgaben (Sollzeit des Mitarbeiters). Kennzeichung der Zeile: gelb. |
| • | Beantragung zu hoch: Der Mitarbeiter hat zum Beispiel zu einem früheren Zeitpunkt Überstundenauszahlung beantragt, die beantragten Stunden sind aber zum aktuellen Zeitpunkt höher als zulässig. Kennzeichnung der Zeile: rot. |
Hinweis: Nur die Berechnung der Auszahlung in Stunden wird unterstützt, die Auszahlung an die Mitarbeiter durch andere Leistungen findet ausserhalb von PRODAT statt.
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Die Abgeltung von Urlaub (z.B. durch Ausscheiden des Mitarbeiters) bzw. die Auszahlung von Urlaub (betriebsbedingte Sonderregelung) wird durch den Monatsabschluss im Register Urlaubsauszahlung durchgeführt.
(1) Eintrag der vom Mitarbeiter beantragten Urlaubstage, welche ausbezahlt werden sollen.
(2) Vom aktuellen Resturlaub werden die beantragen Urlaubstage (1) abgezogen.
(3) Nach Ausführen von Eintragen ist der Resturlaub des Mitarbeiters um diesen Betrag reduziert.
Hinweis: Die Berechnung der Auszahlungssumme findet ausserhalb von PRODAT statt.
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Weiterführende Informationen
Stempeln
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