Im Folgenden wird die systemunterstütze Organisation der Beantragung der Auszahlung von Überstunden durch die Mitarbeiter, die Freigabe von Überzeiten durch Abteilungsleiter sowie die Auszahlung von Überstunden durch Personalverantwortliche erläutert.
- Prozessablauf
- Freigabe der Präsenzzeiten durch Abteilungsleiter
- Einstieg
- Betriebsdatenerfassung
- Bearbeiten von Stempelungen
- Bearbeiten : Präsenzzeit tabellarisch
- Präsenzzeiten freigeben
- Benutzerrechte-Steuerung für Abteilungsleiter
- Beantragung der Auszahlung von Überstunden
- Einstieg
- Betriebsdatenerfassung
- Zeiterfassung
- Überstundenauszahlung beantragen
- Gültigkeitsregeln und Fehlerstatus
- Auszahlung von Überstunden
- Steuerung der berechtigten Mitarbeiter
Mitarbeiter können über eine Beantragunsoberfläche (Zeiterfassung) auszahlungsfähige Überstunden (einstellbares Regelwerk) beantragen. Personalverantwortliche verbuchen diese papierlose Beantragung beim Monatsabschluss. Um die Prüfung der Präsenzzeiten und damit die Genehmigung der auszahlungsfähigen Überstunden für den nächsten Monat zwischen Personalverantwortlichen und Abteilungsleitern zu automatisieren, prüfen Abteilungsleiter die Präsenzzeiten ihrer Mitarbeiter und geben diese über einen Status frei. Die Auszahlung von Überstunden aus Sonn- und Feiertagsarbeit findet systemseitig statt.
(1) Auswahl der Präsenzzeit(en) eines Mitarbeiters (Mehrfachauswahl möglich) und Kontextfunktion Mitarbeiterzeiten im Auswahlzeitraum bestätigen
Das Datum und der Mitarbeiter (welcher die Freigabe erteilt hat) werden im Feld Freigabe (Präsenzzeit: Mitarbeiter, Datum) gespeichert.
siehe Benutzerrechte-Steuerung für Abteilungsleiter
Mitarbeiter können über die Beantragunsoberfläche auszahlungsfähige Überstunden beantragen. Die Beantragung findet immer für den aktuellen Monat statt (mit einem im Regelwerk definierten Überlappungszeitraum im Folgemonat zulässig). Auch wenn das Stundenkonto eines Mitarbeiters ein Plus ausweist, bestimmen Firmenvorgaben, wie zum Beispiel Überstundenschwellen, die Zugehörigkeit zu einer Abteilung oder die Begrenzung des Zeitraums darüber ob und wieviele Überstunden ausgezahlt werden dürfen.
(1) Nach Auswahl der Schaltfläche Beantragen Überstundenauszahlung wird die Oberfläche zur Beantragung geöffnet
(2) Im rechten Bereich der Oberfläche wird der zum ausgewählten Zeitraum passende Überstundennachweis angezeigt und kann über die Pfeil-Schaltflächen geändert werden. Nach dem Öffnen wird der Zeitraum auf den aktuellen Auszahlungszeitraum voreingestellt.
(3) Ausweisung der auszahlungsfähigen Überstunden
(4) Beantragung der auszuzahlenden Überstunden. Zum Speichern Schaltfläche Beantragen
(5) Überblick über die aktuellen Überstunden aus Sonn- und Feiertagsarbeit mit freigegebener Präsenzzeit
(6) Die Gesamtsumme der ausgezahlten Überstunden setzt sich zusammen aus Sonn- und Feiertagsstunden (5) und den beantragten Stunden (4)
Sind die Knöpfe nicht aktiv (4), ist die Beantragung für den aktuellen Monat nicht möglich. Die Gründe dafür werden beim Öffnen der Beantragungsoberfläche über einen Infotext zur Schaltfläche Beantragen angezeigt:
| • | Nutzer ist nicht für den Beantragungsprozess freigeschaltet |
| • | Der Vormonat ist nicht verbucht |
| • | Der Gültigkeitszeitraum ist überschritten |
| • | Eine firmenspezifische Ausschluss-Regel ist aktiv (Überstundenschwelle) |
(7) Wenn das Achtungs-Icon nicht deaktiviert ist, sondern gelb dargestellt, öffnet die Schaltfläche Fehler-Statusinformationen. So kann der Fehler-Status-Hinweis, der zu Beginn nur kurz einsehbar ist, erneut angezeigt werden; ebenfalls via [F4]
Die Auszahlung von Überstunden (betriebsbedingte Sonderregelung) wird durch den Monatsabschluss im Register Überstundenauszahlung durchgeführt. Die automatisierte Übergabe von Überstunden kann durch die beiden Systemeinstellungen aktiviert werden:
| • | Monatsabschluss: Überstunden werden vorgefüllt in Stundenauszahlung |
| • | Systemunterstütze Überstundenauszahlung aktivieren |
(2) Übersicht der auftgeteilten Überstunden
(3) Vom aktuellen Stundenkonto werden die Überstunden (1) abgezogen.
(4) Nach Ausführen von Eintrag ist das Stundenkonto des Mitarbeiters um diesen Betrag reduziert.
(5) Fehler-Statusinformationen (Wenn Systemeinstellung Systemunterstütze Überstundenauszahlung aktiviert)
| • | Arbeitszeitsaldo unterschritten: Die aktuelle Summe der freigegebenen Arbeitszeit entspricht nicht der Summe der Tagesplanvorgaben (Sollzeit des Mitarbeiters). Kennzeichung der Zeile: gelb. |
| • | Beantragung zu hoch: Der Mitarbeiter hat zum Beispiel zu einem früheren Zeitpunkt Überstundenauszahlung beantragt, die beantragten Stunden sind aber zum aktuellen Zeitpunkt höher als zulässig. Kennzeichnung der Zeile: rot. |
Siehe auch Monatsabschluss
Mitarbeiter
Global wird der Prozess Überstundenauszahlung über die Systemeinstellung Überstundenauszahlung durch Mitarbeiter ermöglichen eingestellt.
Berechtigte Mitarbeiter müssen zusätzlich über die Mitarbeiterverzeichnis-Einstellung Mitarbeiter darf Überstundenauszahlung beantragen freigeschaltet werden. (siehe Mitarbeiterverzeichnis > Auswahl Mitarbeiter > Kontextfunktion Mitarbeiter bearbeiten > Register 3)
Abteilungsleiter / Vorarbeiter
siehe Benutzerrechte-Steuerung für Abteilungsleiter
Weiterführende Informationen