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Mitarbeiterabwesenheiten genehmigen

  

 

     

  1. Abwesenheiten eintragen, bestätigen, ändern

    2. Je nach Systemeinstellung mehrstufige Abwesenheitsbeantragung, werden die Status für Genehmigung bzw. Ablehnung gesetzt. Der Eintrag Abwesenheitsbeantragungen genehmigen - vorläufig wird nur bei aktivem mehrstufigem Prozess angezeigt. Generell werden die Einträge zum Genehmigen, Bearbeiten und Ablehnen nur aktiv mit Berücksichtigung der Berechtigungen.

     

    1. Kontextmenü und Optionen

      2. (1) Abwesenheit genehmigen - vorläufig erteilt die Vorabgenehmigung, zum Beispiel seitens eines Abteilungsleitenden. Mit diesem Status gilt eine Abwesenheit als geprüft und zur Freigabe bereit. Eine endgültige Genehmigung kann nur von Personalverantwortlichen erteilt werden. Siehe Kapitel Genehmigungsverfahren und Berechtigungen.

      Abwesenheit genehmigen - definitiv trägt die Abwesenheit für den Mitarbeiter in den Urlaubskalender ein. Die Mitarbeitenden erhalten beim Öffnen der Zeiterfassung den Hinweis, dass die Beantragung bestätigt ist und müssen diese als gesehen quittieren. Auf gleiche Art und Weise müssen die Mitarbeitenden eine Ablehnung quittieren, falls die Abwesenheit abgelehnt wurde. Wird eine Abwesenheitsbeantragung entfernt erhalten die Mitarbeitenden keine Information. Diese Funktion ist daher eher zur Korrektur von Fehleingaben geeignet. Siehe Kapitel Quittierung an Mitarbeitende.

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      (2) Abwesenheit entfernen (ohne Quittierung) ist aktiv,

       

      (3) Über die Funktion Abwesenheitsbeantragungen bearbeiten lässt sich der beantragte Zeitraum verändern: verkürzen, verlängern oder verschieben. Zusätzlich kann der Entscheider über dieses Bearbeitungsfenster den detailierten Verlauf der beantragten bzw. abgewiesenen Abwesenheiten verfolgen.

       

    2. Dialog Mitarbeiterabwesenheiten beantragen: Abwesenheitsbeantragungen bearbeiten

      3. Mitarbeiterabwesenheit beantragen ist separat über das Hauptmenü zugänglich und kann ohne Urlaubsplantafel oder als Ergänzung genutzt werden. Im oberen Bereich der Oberfläche werden die neuen Beantragungen und Ablehnungen dargestellt; im unteren Bereich die genehmigten Beantragungen des Jahres.

       

      1. Einstieg über das Hauptmenü

        • Betriebsdatenerfassung

        • Mitarbeiter-Abwesenheiten

        • Mitarbeiterabwesenheiten beantragen

         

      2. Mitarbeiterabwesenheit beantragen

        3. (1) Dialog Neue Abwesenheit beantragen mit [Ja] bestätigen; Bei Einstieg über das Hauptmenü Schaltfläche Neuer Zeitraum

        (2) Angabe des Abwesenheitsgrunds: [F2] bietet die zur Verfügung stehenden Abwesenheiten zur Auswahl

        und Angabe des Wunsch-Zeitraums

        (3) Speichern mit [OK]

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        (4) Beachten Sie das Feld zur Angabe von Bemerkungen. Hier können Mitteilungen an die Entscheider gerichtet werden, die relevant für die Beantragung sind.

        Die Verantwortlichen Personen für die Genehmigung bekommen eine Aufgabe im entsprechenden Assistenten der Geschäftsübersicht. Siehe auch Prozessablauf.

         

      3. Abwesenheitsbeantragung anpassen

        4. Solange der Antrag nicht von Personalverwantwortlichen bearbeitet wurde, ist von Antragstellern eine Bearbeitung möglich.

        Außerdem erhält man eine Übersicht über anstehende Anträge und erfolgte Abwesenheiten (5). Ablehnungen werden rot gekennzeichnet, Genehmigungen grün.

        Analog dem Vorgehen im vorangehenden Abschnitt, beziehen sich die folgenden Anweisungen auf das gleiche Bild.

         

        Schaltfläche Abwesenheit beantragen aus der Zeiterfassung, Urlaubsplantafel oder Einstieg über das Hauptmenü

        (1) Dialog Neue Abwesenheit beantragen mit [Nein] bestätigen

        (5) Gewünschten Eintrag aus dem Verlauf der Beantragungen wählen.

        (6) Die Schaltfläche Bearbeiten ermöglicht die Anpassung der Abwesenheitsbeantragung und die Eingabe eines alternativen Zeitraums oder Abwesenheitsgrunds.

        Achtung: Bereits vorläufig oder definitiv genehmigte Abwesenheiten dürfen nicht mehr angepasst werden. Der Status der Abwesenheit kann im Bereich (6) über die Genehmigungsspalten eingesehen werden.

         

       

      Hinweis: Mitarbeiterabwesenheit beantragen ist ebenfalls aus der Zeiterfassung durch die Mitarbeiter zugänglich um Abwesenheiten zu beantragen.

       

      Ist eine Beantragung bereits durch einen Entscheider bewilligt, kann diese über die Funktion Abwesenheitsbeantragungen genehmigen : bearbeiten eingesehen bzw. bearbeitet werden.

       

    3. Dialog Mitarbeiterabwesenheiten genehmigen: Abwesenheitsbeantragungen bestätigen, ablehnen

      4. Mitarbeiterabwesenheit genehmigen ist separat über das Hauptmenü zugänglich und kann ohne Urlaubsplantafel oder als Ergänzung genutzt werden. Hier stehen alle Funktionen zum Genehmigen, Ablehnen oder Aufheben von Abwesenheiten zur Verfügung. Im oberen Bereich der Oberfläche werden die neuen Beantragungen (Anstehende Mitarbeiterabwesenheiten) dargestellt; im unteren Bereich die angenommenen bzw. abgelehnten Beantragungen des Jahres.

       

      1. Einstieg

        • Betriebsdatenerfassung

        • Mitarbeiter-Abwesenheiten

        • Abwesenheitsbeantragungen genehmigen

         

      2. Neue Beantragungen verwalten

        3. (1) Auswahl Mitarbeiter oder Abteilung

        (2) Angabe des Wunsch-Zeitraums der Mitarbeitenden und Angabe des Abwesenheitsgrunds

        (3) Vorläufige Genehmigung erteilen entspricht dem Status: die Abwesenheit ist prinzipiell genehmigungsfähig bspw. durch die Abteilungsleitung bestätigt

        Soll keine Vorabgenehmigung erteilt werden, dann muss der Status Abgelehnt (5) gesetzt werden

        (4), (5) Definitive Genehmigung bzw. Ablehnung erteilen; damit erhalten die Mitarbeitenden die Quittierung über die Zeiterfassung

        Hinweis: Die Originalzeit wird per Doppelklick (auf ein nicht bearbeitbares Feld) in die Oberfläche oder als Hinweis per Maus über der Zeile angezeigt.

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        Hinweis: Die Farben (3), (4), (5) entsprechen den gleichen wie in der Urlaubsplantafel.

         

      3. Genehmigungen und Ablehnungen bearbeiten

        4. Aus bestimmten Gründen (im einfachsten Fall durch Fehleingabe) kann es erforderlich sein, bereits erteilte Bestätigungen oder Ablehnungen rückgängig zu machen. Ist eine Abwesenheit genehmigt, muss diese zunächst aufgehoben werden. Dadurch wird die Abwesenheit in den Bereich Abgelehnt verschoben und der Mitarbeiter wird über die Zeiterfassung darüber informiert, dass die Abwesenheit abgelehnt wurde. Soll diese Abwesenheit im Anschluss wieder genehmigt werden, beispielsweise für einen anderen Zeitraum, kann diese im Bereich Abgelehnt über Rechtsklick zur eineuten Prüfung freigeschalten werden. und wird somit wieder im oberen Bereich der Anstehenden Mitarbeiterabwesenheiten angezeigt.

         

       

       

     

  2. Genehmigungskriterien

    3. Haben Mitarbeitende Abwesenheiten beantragt, werden dieser zunächst grau dargestellt. Als Kriterium der Genehmigung von Abwesenheiten stehen in der Urlaubsplantafel die folgenden drei Entscheidungsunterstützungen zur Verfügung.

     

    1. Die bereits in der Vergangenheit beantragten, genehmigten und abgewiesenen Urlaube, sowie die noch verfügbaren Urlaubstage: Ist die Zeile des betreffenden Mitarbeiters markiert, kann man sich über [F4] (im Modul Urlaubsplantafel), diese Daten anzeigen lassen. Zusätzlich kann man sich über die Jahresansicht (im Modul Urlaubsplantafel) schnell einen visuellen Eindruck verschaffen.

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    2. Die Berücksichtigung von Ferienzeiten: Im oberen Bereich der Datumsanzeige (im Modul Urlaubsplantafel) werden Ferien gelb hervorgehoben (1). Betriebsfreie Tage sind dagegen rot (2) dargestellt.

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    3. Die Berücksichtigung von Urlauben anderer Mitarbeiter im gleichen oder in angrenzenden Zeiträumen.

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    Hat ein anderer Mitarbeiter, der für diesen Mitarbeiter als Vertretung gilt, im gleichen Zeitraum einen Urlaub beantragt, wird die Beantragung rot markiert. Siehe auch folgender Abschnitt Vertreter definieren.

     

    4. Anhand der Kurz-Übersicht zu den Abwesenheiten

    In den Modulen Urlaubsplantafel und Mitarbeiterverzeichnis finden Sie einen Schnellüberblick zur Präsenzzeit und Abwesenheit des Mitarbeiters. Diese Abwesenheitskennzahlen dienen zum Beispiel der Entscheidungsunterstützung sowie der Kontrolle bei der Genehmigung von Urlaub und Auszahlung von Überstunden.

     

    1. Abwesenheitskennzahlen

      2. (1) Restanspruch Vorjahr: Letzter Urlaubseintrag des vergangenen Jahres im Monatsabschluss (mindestens 1 Monatsabschluss des Vorjahres erforderlich)

      (2) Jahresurlaub: Jahresurlaubsanspruch der Mitarbeitenden

      Es ergibt sich ein Anspruch gesamt aus der Summe des Restanspruchs und des Jahresurlaubs.

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      (3) Urlaubstage: Summe der Urlaubstage genommen im laufenden Jahr.

      (4) Resturlaub aktuell: 'Anspruch Gesamt' - 'Urlaub genommen im laufenden Jahr, ohne Urlaub in der Zukunft'

      (5) Genehmigter Urlaub (bis Jahresende): Alle genehmigten Urlaubstage des laufenden Jahres ab heute bis Jahresende

      (6) Beantragter Urlaub (bis Jahresende): Alle beantragten Urlaubstage des laufenden Jahres ab heute bis Jahresende

      (7) Planbarer Urlaub (bis Jahresende): Möglicher Urlaub bis Jahresende: 'Resturlaub aktuell' - 'Verplanter Urlaub bis Jahresende' (inkl. Genehmigungen und Beantragungen)

      (8) Krankheitstage: Summe der Abwesenheiten (aktuell) durch Krankheit.

      Achtung: Es ist Personalberechtigung (Gruppe SYS.Personaldaten) erforderlich damit die Kranktage angezeigt werden.

       

     

  3. Vertreter definieren

    4. Soll in der Urlaubsplantafel visuell daraufhingewiesen werden, dass bestimmte Mitarbeiter nicht zur gleichen Zeitraum Urlaub bekommen können, müssen diese im Modul Personalmanagement (Berechtigung Personalwesen erforderlich) definiert werden.

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    Mit den zwei Feldern Vertretung 1 und 2 lassen sich bis zu vier Mitarbeiter definieren, die nicht zur gleichen Zeit Urlaub haben sollen. Im Allgemeinen muss dabei jeder Mitarbeiter mit einem anderen Mitarbeiter in Beziehung stehen. Die Richtung der Pfeile ist dabei egal. Hier einmal mit vier und einmal mit drei Mitarbeitern.

    Vertreter

     

     

  4. Direkte Verwaltung von Abwesenheiten aus dem Assistenten Personal

    5. Siehe Eintrag zum Personalassistenten Register Anstehende Abwesenheiten

     

Weiterführende Informationen

Abwesenheitsbeantragung und Genehmigung

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