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Assistent Personal

  

In der Geschäftsübersicht des Personals werden ausgewählte Personalprozesse unterstützt, wie die Genehmigung von Anwesenheiten sowie Überwachung von Qualifikationen und Aufgaben.

 

  1. Anstehende Mitarbeiterabwesenheiten

    2. Über den Personalassistenten können Abwesenheiten sofort genehmigt bzw. abgelehnt werden oder schnell in den entsprechenden Zeitraum der Urlaubsplantafel navigiert werden.

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    Je nach Systemeinstellung mehrstufige Abwesenheitsbeantragung, werden die Status für Genehmigung bzw. Ablehnung gesetzt. Der Eintrag Abwesenheitsbeantragungen genehmigen - vorläufig wird nur bei aktivem mehrstufigem Prozess angezeigt. Generell werden die Einträge zum Genehmigen, Bearbeiten und Ablehnen nur aktiv mit Berücksichtigung der Berechtigungen.

     

    1. Kontextmenü und Optionen

      2. (1) Abwesenheit genehmigen - vorläufig erteilt die Vorabgenehmigung, zum Beispiel seitens eines Abteilungsleitenden. Mit diesem Status gilt eine Abwesenheit als geprüft und zur Freigabe bereit. Eine endgültige Genehmigung kann nur von Personalverantwortlichen erteilt werden. Siehe Kapitel Genehmigungsverfahren und Berechtigungen.

      Abwesenheit genehmigen - definitiv trägt die Abwesenheit für den Mitarbeiter in den Urlaubskalender ein. Die Mitarbeitenden erhalten beim Öffnen der Zeiterfassung den Hinweis, dass die Beantragung bestätigt ist und müssen diese als gesehen quittieren. Auf gleiche Art und Weise müssen die Mitarbeitenden eine Ablehnung quittieren, falls die Abwesenheit abgelehnt wurde. Wird eine Abwesenheitsbeantragung entfernt erhalten die Mitarbeitenden keine Information. Diese Funktion ist daher eher zur Korrektur von Fehleingaben geeignet. Siehe Kapitel Quittierung an Mitarbeitende.

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      (2) Abwesenheit entfernen (ohne Quittierung) ist aktiv,

       

      (3) Über die Funktion Abwesenheitsbeantragungen bearbeiten lässt sich der beantragte Zeitraum verändern: verkürzen, verlängern oder verschieben. Zusätzlich kann der Entscheider über dieses Bearbeitungsfenster den detailierten Verlauf der beantragten bzw. abgewiesenen Abwesenheiten verfolgen.

       

    2. Dialog Mitarbeiterabwesenheiten beantragen: Abwesenheitsbeantragungen bearbeiten

      3. Mitarbeiterabwesenheit beantragen ist separat über das Hauptmenü zugänglich und kann ohne Urlaubsplantafel oder als Ergänzung genutzt werden. Im oberen Bereich der Oberfläche werden die neuen Beantragungen und Ablehnungen dargestellt; im unteren Bereich die genehmigten Beantragungen des Jahres.

       

      1. Einstieg über das Hauptmenü

        • Betriebsdatenerfassung

        • Mitarbeiter-Abwesenheiten

        • Mitarbeiterabwesenheiten beantragen

         

      2. Mitarbeiterabwesenheit beantragen

        3. (1) Dialog Neue Abwesenheit beantragen mit [Ja] bestätigen; Bei Einstieg über das Hauptmenü Schaltfläche Neuer Zeitraum

        (2) Angabe des Abwesenheitsgrunds: [F2] bietet die zur Verfügung stehenden Abwesenheiten zur Auswahl

        und Angabe des Wunsch-Zeitraums

        (3) Speichern mit [OK]

        abwesenheit-beantragen

         

        (4) Beachten Sie das Feld zur Angabe von Bemerkungen. Hier können Mitteilungen an die Entscheider gerichtet werden, die relevant für die Beantragung sind.

        Die Verantwortlichen Personen für die Genehmigung bekommen eine Aufgabe im entsprechenden Assistenten der Geschäftsübersicht. Siehe auch Prozessablauf.

         

      3. Abwesenheitsbeantragung anpassen

        4. Solange der Antrag nicht von Personalverwantwortlichen bearbeitet wurde, ist von Antragstellern eine Bearbeitung möglich.

        Außerdem erhält man eine Übersicht über anstehende Anträge und erfolgte Abwesenheiten (5). Ablehnungen werden rot gekennzeichnet, Genehmigungen grün.

        Analog dem Vorgehen im vorangehenden Abschnitt, beziehen sich die folgenden Anweisungen auf das gleiche Bild.

         

        Schaltfläche Abwesenheit beantragen aus der Zeiterfassung, Urlaubsplantafel oder Einstieg über das Hauptmenü

        (1) Dialog Neue Abwesenheit beantragen mit [Nein] bestätigen

        (5) Gewünschten Eintrag aus dem Verlauf der Beantragungen wählen.

        (6) Die Schaltfläche Bearbeiten ermöglicht die Anpassung der Abwesenheitsbeantragung und die Eingabe eines alternativen Zeitraums oder Abwesenheitsgrunds.

        Achtung: Bereits vorläufig oder definitiv genehmigte Abwesenheiten dürfen nicht mehr angepasst werden. Der Status der Abwesenheit kann im Bereich (6) über die Genehmigungsspalten eingesehen werden.

         

       

      Hinweis: Mitarbeiterabwesenheit beantragen ist ebenfalls aus der Zeiterfassung durch die Mitarbeiter zugänglich um Abwesenheiten zu beantragen.

       

      Ist eine Beantragung bereits durch einen Entscheider bewilligt, kann diese über die Funktion Abwesenheitsbeantragungen genehmigen : bearbeiten eingesehen bzw. bearbeitet werden.

       

    3. Dialog Mitarbeiterabwesenheiten genehmigen: Abwesenheitsbeantragungen bestätigen, ablehnen

      4. Mitarbeiterabwesenheit genehmigen ist separat über das Hauptmenü zugänglich und kann ohne Urlaubsplantafel oder als Ergänzung genutzt werden. Hier stehen alle Funktionen zum Genehmigen, Ablehnen oder Aufheben von Abwesenheiten zur Verfügung. Im oberen Bereich der Oberfläche werden die neuen Beantragungen (Anstehende Mitarbeiterabwesenheiten) dargestellt; im unteren Bereich die angenommenen bzw. abgelehnten Beantragungen des Jahres.

       

      1. Einstieg

        • Betriebsdatenerfassung

        • Mitarbeiter-Abwesenheiten

        • Abwesenheitsbeantragungen genehmigen

         

      2. Neue Beantragungen verwalten

        3. (1) Auswahl Mitarbeiter oder Abteilung

        (2) Angabe des Wunsch-Zeitraums der Mitarbeitenden und Angabe des Abwesenheitsgrunds

        (3) Vorläufige Genehmigung erteilen entspricht dem Status: die Abwesenheit ist prinzipiell genehmigungsfähig bspw. durch die Abteilungsleitung bestätigt

        Soll keine Vorabgenehmigung erteilt werden, dann muss der Status Abgelehnt (5) gesetzt werden

        (4), (5) Definitive Genehmigung bzw. Ablehnung erteilen; damit erhalten die Mitarbeitenden die Quittierung über die Zeiterfassung

        Hinweis: Die Originalzeit wird per Doppelklick (auf ein nicht bearbeitbares Feld) in die Oberfläche oder als Hinweis per Maus über der Zeile angezeigt.

        FormBDEAbwBewV

         

        Hinweis: Die Farben (3), (4), (5) entsprechen den gleichen wie in der Urlaubsplantafel.

         

      3. Genehmigungen und Ablehnungen bearbeiten

        4. Aus bestimmten Gründen (im einfachsten Fall durch Fehleingabe) kann es erforderlich sein, bereits erteilte Bestätigungen oder Ablehnungen rückgängig zu machen. Ist eine Abwesenheit genehmigt, muss diese zunächst aufgehoben werden. Dadurch wird die Abwesenheit in den Bereich Abgelehnt verschoben und der Mitarbeiter wird über die Zeiterfassung darüber informiert, dass die Abwesenheit abgelehnt wurde. Soll diese Abwesenheit im Anschluss wieder genehmigt werden, beispielsweise für einen anderen Zeitraum, kann diese im Bereich Abgelehnt über Rechtsklick zur eineuten Prüfung freigeschalten werden. und wird somit wieder im oberen Bereich der Anstehenden Mitarbeiterabwesenheiten angezeigt.

         

       

       

     

  2. Aufgaben

    3. kein Inhalt

     

  3. Befristung endet

    4. kein Inhalt

     

  4. Probezeit endet

    5. kein Inhalt

     

  5. Qualifikationsprofil nicht erfüllt

    6. kein Inhalt

     

  6. Geburtstage dieser Woche

    7. kein Inhalt

     

Weiterführende Informationen

Personalmanagement

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