Mit dem Modul Betriebsdatenerfassung können Sie sowohl Präsenzzeiten als auch Auftragszeiten erfassen. Dabei sind beide optional auch unabhängig voneinander. Präsenzzeitstempelungen sind dabei sowohl über den Rechner, als auch über RFID-Leseterminals möglich.

Wichtige Begriffe

Die Präsenzzeiterfassung beziehungsweise die Anwesenheitstempelungen dienen zur Auswertung der Anwesenheitszeit. Dabei wird an jedem Tag die Anwesenheitszeit erfasst. Bei Urlaub oder Krankheit wird ein Abwesenheitsgrund beziehungsweise eine Gutschrift erfasst. Am Monatsende ergibt sich ein Präsenzzeitsaldo. Dieser ergibt sich aus Anwesenheitszeit, eventuellen Zeitvorgaben sowie Gutschriften und Abzügen. Das sich ergebende Zeitkonto wird anschliessend mit dem Monatsabschluss archiviert.

Sie können die Präsenzzeit über die Zeiterfassung stempeln lassen oder mittels Lesegeräte:

Im Mitarbeiterverzeichnis legen Sie Ihre Mitarbeiter an. Sie müssen dazu zuvor die Adressen erfasst haben.

Es gibt folgende Möglichkeiten der Verwaltung:

In den meisten Fällen ist der Standardfall 2.1. Bei Stundenlöhnern 2.2.

Beachten Sie die Detailhilfe für die Tagespläne.

Automatisches Zuordnen, Schichtpläne

Zur Zuordnung von Tagesplänen gibt es 2 Möglichkeiten:

Es wird empfohlen automatische Tagespläne im Mitarbeiterverzeichnis zu hinterlegen.

Jeder Tagesplan verfügt im Hintergrund noch über eine Standardrundung (Bsp. 5 Minuten Takt, 15 Minuten Takt) und eine Vorholzeit, welche als Pufferzeit für Brückentage eingearbeitet werden muß. Diese ergibt sich also aus Anzahl Brückentagen und Anzahl Arbeitstagen pro Jahr. Die Vorholzeit wird nicht auf das Stundenkonto aufgerechnet da diese ja auch nicht frei verfügbar, sondern bereits für die Brückentage reserviert ist.

Karenzzeiten / Zeiträume für Zeitrundungen

Pro Tagesplan können Zeitfenster fürs Kommen und Gehen festgelegt werden. Diese bestehen immer aus 2 Grenzen und einer Zielzeit. So können Sie beispielsweise festlegen das jede Stempelung von 5:00-6:00 auf 6:00 aufgerundet wird. Diese Rundung kann optional pro Stempelung aktiviert und deaktiviert werden. Ein Anwendungsbeispiel wäre Nur genehmigte Überstunden. Die BDE wird so eingerichtet das nur die Vorgabezeit akzeptiert wird. Dabei wird allerdings auch die Originalzeit gespeichert. Später können Sie dann die Stempelungen durchgehen und die Rundung Deaktivieren, die Überzeit also genehmigen. Hilfe zu Karenzzeiten

Pausen

Globale Mindestpause: Im Modul Mindestpause /h können die gesetzlichen Regelungen zur Mindestpause global hinterlegt werden:

Zu jedem Tagesplan können detaillierte Pausenzeiten hinterlegt werden:

Abwesenheiten

Wenn ein Mitarbeiter abwesend ist, bekommt dieser die Fehlstunden vom Stundenkonto abgezogen. Den Mitarbeitern können allerdings sowohl im Vorhinein als auch im Nachhinein ein Abwesenheitsgrund zugewiesen werden, alternativ sogar einen Standardabwesenheitsgrund (bspw.: Schule bei Auszubildenden). Ist ein Abwesenheitsgrund hinterlegt, bekommt der Mitarbeiter eine Gutschrift in folgender Hierarchie: wird der Abwesenheitseingabe keine Zeit mitgegeben, wird die Gutschrift gemäß Tageplan hinterlegt. Geben Sie bei der Abwesenheit eine Gutschrift (oder Abzug) ein, wird dies gewertet. Sie überschreiben somit die Vorgabe des Tagesplans. Auf der Monatsauswertung wird detailliert sowohl die Summe der Fehlzeit als auch die Anzahl und Summe von Gutschriften ausgewiesen.

Nachtzuschläge

Durch entsprechende Grenzeingaben im Tagesplan kann die Summe der Nachstunden ausgewiesen werden.

Durch den Monatsabschluss verbuchen Sie die aktuellen Stempelungen. Diese werden also archiviert und Plus- oder Minusstunden dem Stundenkonto zugerechnet. Bis zu diesem Zeitpunkt ergibt sich das Stundenkonto aus den Stempelungen, jede Änderung einer Stempelung beeinflußt also das Stundenkonto. Ab diesem Zeitpunkt ist das Stundenkonto wie gesagt berechnet und kann nun direkt bearbeitet werden.

Das Stundenkonto kann sich

ergeben. 1) Ist der Standardfall. Haben Sie 5 Überstunden in einem Monat, werden diese dem Stundenkonto zugebucht. 2) Wird z.Bsp. bei Gehaltsempfängern verwendet. Es wird ein Monatssoll aus der Gesamtarbeitszeit des Jahres errechnet. Jeder Mitarbeiter bekommt jeden Monat 1/12 seines Jahresgehalts ausgezahlt, also in kurzen Monaten genauso viel wie in langen. Als Ausgleich wird dem Mitarbeiter dafür in kurzen Monaten Zeit vom Stundenkonto abgezogen (obwohl dieser vielleicht sogar Überstunden hatte) und in langen hinzugerechnet. Dies ist wichtig damit, wenn ein Mitarbeiter frühzeitig ausscheidet, korrekt abgerechnet werden kann.

Mittels Stundenauszahlungen können Sie das Mitarbeiterstundenkonto reduzieren - in der Regel bei Auszahlung von Überstunden.

Geben Sie im Betriebskalender beispielsweise Feiertage, Brückentage und Betriebsurlaub ein. Mitarbeiter bekommen dann automatisch diese Abwesenheit eingetragen und je nach Einstellung die Stunden gutgeschrieben. (Feiertage werden mit Vorgaben gerechnet oder mit 0 Stunden gezählt) Ist ein Mitarbeiter trotzdem Präsent, bekommt er diese Zeit auf sein Zeitkonto gutgeschrieben.

In PRODAT können Sie auch Ihre Auftragszeiten erfassen. Diese können automatisiert via Scanner, MDE, RFID usw. oder manuell via Nutzereingabe erfasst werden. PRODAT unterscheidet einmal zwischen klassischen Anfang und Endestempelungen sowie Zeitnachträgen.

Je nach Einstellung werden die Pausenzeiten laut Tagesplan automatisch von der laufenden Auftragszeit abgezogen.