Im Modul Qualifikationsmanagement erstellen Sie für jede Mitarbeiterrolle ein Qualifikationsprofil. Eine Mitarbeiterrolle ist gleichzusetzen mit einer Stellenbeschreibung, welche der Funktion eines oder mehrerer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen entspricht.

Im Modul Qualifikationsmanagement erstellen Sie für jede Mitarbeiterrolle ein Qualifikationsprofil. Eine Mitarbeiterrolle ist gleichzusetzen mit einer Stellenbeschreibung, welche der Funktion eines oder mehrerer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen entspricht. Ein Qualifikationsprofil entspricht der Menge an Qualifikationen, welche eine bestimmte Stellenbeschreibung bzw. Mitarbeiterrolle erfüllen soll. Qualifikationen entsprechen Qualifikationsartikeln, die, wie andere Artikel auch, über die Artikelverwaltung gepflegt werden können. Damit ist es möglich einen Qualifikationsartikel, bspw. einen Lehrgang, über einen externen Lieferanten zu beziehen. Um mehrer Qualifikationsartikel zusammenzufassen nutzt das Qualifikationsmanagement so genannte Kompetenzgruppen. Kompetenzgruppen werden, analog der Artikelverwaltung, über den Artikel-Code gebildet. Die Gruppe Ausbildungen und Abschlüsse fasst auf diese Weise die Qualifikationen: Diplom, Abitur, Bsc, Staatsexamen usw. zusammen. Das Qualifikationsprofil bildet die Grundlage für einen Soll-Ist-Abgleich, der die Stellenbeschreibung mit den tatsächlichen Qualifikationen eines Mitarbeiters (Personalmanagement) vergleicht.

Die folgende Abbildung zeigt den Komplettablauf der Verwaltung von Mitarbeiterqualifikationen. Im Folgenden wird nur der hellblaue Abschnitt, für die Verwaltung von Qualifikationen relevante, beschrieben. Die Verwaltung von Mitarbeiterqualifikationen behandelt der Abschnitt Personalmanagement.

Über den Tab Mitarbeiteranforderungen erstellen Sie Mitarbeiterrollen (1) und legen deren Qualifikationsprofil (2) an. In diesem Beispiel muss die Stellenbeschreibung Softwareentwickler die Qualifikationen (2): Fremdsprache Englisch, Diplom und Führerschein erfüllen. Die Mitarbeiterrollen und Qualifikationen werden mit dem +Button hinzugefügt bzw. mit dem -Button entfernt. Legen Sie eine neue Qualifikation an, so können Sie mit der F2-Funktion die verfügbaren Qualifikationsartikel anzeigen.

Möchten Sie Mitarbeiterrollen (Stellenbeschreibungen) definieren, die eine andere Rolle enthalten, dann erstellen Sie diese über den Tab Mitarbeiterrollen strukturieren. Dieses Vorgehen erspart Ihnen Mehrfacheingaben, wenn es sich um eine Rolle handelt, die eine untergeordnete  Qualifikationsstufe enthält. Dies wird im Beispiel Projektleiter Einführungsprojekte deutlich. Die Mitarbeiterrolle Projektleiter Einführungsprojekte enthält neben den vorausgesetzten Qualifikationen des Softwareentwicklers die zusätzlichen Qualifikationen: Lehrgang Projektleiter IT-Projekte sowie Fremdsprache Französisch. Über Rechtsklick und In erste Ebene verschieben können Sie Gruppierungen wieder auflösen. Sonst können Sie via Drag und Drop die Rollen verschachteln.

Über den Toolbar-Button (1) gelangen Sie in das Modul Artikel-Code, in welchem die Grundstruktur der Qualifikationsartikel (Kompetenzgruppen) angelegt werden kann. Vordefinierte Kompetenzen sind beispielsweise Fremdsprachen, Ausbildung und Abschlüsse, oder Schulungsmaßnahmen medizinischer Bereich. Mit dem +Button und dem Internen Code (IC) 600 legen sie neue Kompetenzgruppen an.

Über den Toolbar-Button (2) öffnen Sie das Modul Artikelverwaltung, in welchem neue Qualifikationsartikel anleget werden können.

Vergeben Sie dazu die entsprechende Kompetenzgruppe (Artikel-Code) und eine treffende Artikelbezeichnung. Handelt es sich um eine externe Qualifikationsmaßnahme, dann können Sie zusätzlich einen Preis (siehe Artikelverwaltung) hinterlegen.

Über den Tab Qualifikationsbewertungen können Sie eigene Bewertungen für Kompetenzgruppen vergeben. Vordefiniert ist Ausbildung und Abschlüsse mit Sehr Gut bis Ungenügend. Diese wörtliche Beschreibung entspricht je einer Note als eindeutige Zahl, sodass die Bewertungen später in Reports und anderen Listen ausgewertet werden können.

Über den Tab Qualifikationsbeschreibung vergeben Sie eindeutige Beschreibungen für Qualifikationsartikel einer übergeordneten Kompetenzgruppe. Für den Fall von Abschlüssen wird deutlich wozu dieser Schritt erforderlich ist. In unserem Beispiel benötigt der Softwareentwickler (siehe oben) einen Abschluss Diplom. Es ist nicht erforderlich Diplom noch weiter zu spezifizieren, da der Hochschulabschluss entscheidend ist. Im Personalmodul ist es allerdings nötig dem Sofwareentwickler Mustermann den genauen Abschluss als Informatiker zu hinterlegen. Damit die Bezeichnungen eindeutig sind und nicht einmal der Informatiker und im nächsten Fall der Dipl. Inf. hinterlegt wird, wird die Struktur hier vorgegeben. Für Auswertungen sollte hier auch ein Identifikator vergeben werden. Für den Fall, dass Sie die Beschreibung nicht anlegen, müsste alternativ der Diplom Informatiker als eigener Qualifikationsartikel angelegt werden. Ebenso der Diplom Maschinenbauer usw. In diesem Fall müssten Sie also alleine 4 verschiedene Artikel anlegen und ist daher nicht zu empfehlen.