Nummernkreise vergeben zu einzelnen betriebswirtschaftlichen Objekten (z.B. Verkaufbelege, Adressen usw.) eindeutige Nummern und unterstützen somit bei Such- und Filterfunktionen in PRODAT. Die Nummernkreise werden nach Belegarten und Stammdaten aufgebaut.
Für jede Belegart und Objekte wie Adressen oder Artikel ist ein eigener Nummernkreis vorgesehen. Diese sollten stets einmalig und eindeutig sein, also keine Nummer sollte mehrfach vorkommen. Dazu wird eine administrierbare Systematik verwendet, die Anwender bei dieser Aufgabe unterstützt.
- Administration
- Systemprogramme
- Konifguration
- Einstellungen dynamisch : Grundeinstellungen : Nummernkreis
- Verwendung
- Aufbau der Nummernkreise nach Belegarten
- Nummernkreis-Reservierung
- Automatische Lückenfüllung
- Jahreswechsel
(1) Mit der Schaltfläche Neu anlegen wird im Normalfall eine fortlaufende neue Nummer vergeben
Sind mehrere Nummernkreise für das gleiche Objekt definiert, wird über die Nummernkreisauswahl eine Vorschau der Auswahlmöglichkeiten gegeben. Je nach Prozess kann auf diese Weise eine Unterscheidung auf Nummernebene getroffen werden. Im Bild können Auswärtspakete mit einem abweichenden Nummernkreis definiert werden. Im Normafall werden alle anderen Artikel im Beispiel mit '11' beginnend hochgezählt
(2) Der Vorschlag der automatisiert erstellten Nummern kann bei Bedarf geändert werden
(3) Für einige Oberflächen stehen prozessbedingte zusätzliche Tools zur Erzeugung der Nummern bereit. Im Bild gibt es für Rohmaterial-Artikel einen eigenen Generator, welcher durch Angabe von Eingabefeldern die Nummer in einem einheitlichen Schema zusammenstellt
Standardmäßig sind die Nummernkreise nach diesem Schema aufgebaut: Prefix - Jahreszahl (2-Stellig) - Fortlaufende 9-Stellige Nummer. Prinzipiell ist die Anzahl der Stellen nach den feststehenden Bereichen davon abhängig, wie viele Belege pro Jahr erwartet werden.
Je nach Einstellung: Nummer läuft über Jahreswechsel weiter, oder beginnt von vorn (bei 100)
Verkauf
| • | AN Angebot |
| • | AG Auftrag |
| • | RA Rahmen-Verkaufsauftrag |
Je nach Einstellung Angebot zu Auftrag:
| • | AN > AG mit gleicher Nummer: Dann ist im jeweils anderen Nummernkreis eine Lücke, um evtl. das Angebot zum Auftrag umwandeln zu können. |
| • | AN > AG mit anderer Nummern: Jeder Nummernkreis für sich ist fortlaufend. Angebot zu Auftrag führt zu unterschiedlichen Nummern. |
Einkauf: Extern / Lieferant
| • | FBE Freie Bestellung ohne Verursacherbezug |
| • | BE Bestellung auf Basis Bedarfsverursacher. Direkt Verkauf > Einkauf eine Nicht-Produktionsteils, oder Bestellvorschlag |
| • | RBE Rahmenbestellung |
Einkauf: Intern / Produktion
| • | LA Freier Produktionsauftrag ohne Bezug (Lagerauftrag z.B. Vorproduktion) |
| • | PA Produktionsauftrag aus Bedarfsverursacher (Verkauf bzw. Unterbaugruppe) |
Aufbau der PA-Nummer:
Verkauf > AG-1000 | Pos 10 > PA-1000 (Standard) oder - Je nach Einstellung - PA-1000/10
Im Fall von Unterbauteilen:
PA-1000 | Pos 10 > PA-1000-10 | Unterposition
PA-1000 | Pos 20 > PA-1000-20 | Unterposition
In den Modulen Bestellungen tabellarisch, Lagerzugang bestellbezogen sowie Lagerzugang tabellarisch werden die Unterpositionen farblich markiert.
Lieferschein
| • | LS Lieferschein |
Rechnung Verkauf / Ausgangsrechnung
| • | RG Rechnung |
| • | GS Gutschrift |
| • | PR Proforma |
| • | AR Anzahlungs- Abschlagsrechnung |
Rechnung Einkauf / Eingangsrechnung
| • | ER Eingangsrechnung |
Gezogene Nummern des Nummernkreises werden normalerweise 2 Stunden reserviert. Damit ist es möglich, sich eine Nummer zu holen, in dem Modul zu arbeiten und erst später an die Datenbank zu übermitteln. Und ohne, dass es Konflikte mit anderen Nutzern gibt, die in dieser Zeit auch eine Nummer aus demselben Nummernkreis resevriert haben.
Um Fehler bei der Übermittlung an die Datenbank zu verhindern, wird geprüft, ob im Modul die Nummer inklusive Nummernmaskierung schon vorhanden ist, z.B. durch manuelle Eingabe. Entsprechend wird eine nachfolgende Nummer gezogen (bis max. 50 Stellen nach vorne).
Besonderheiten Stellenreservierung
Eine anhand der Nummernmaskierung automatisch definierte Grenze und nur im direkten Zusammenhang mit der Lückenfüllung (s.u.) relevant.
Zweck:
| • | Reine numerische Nummernkreise können Jahreszahlen in der Nummer kodiert haben (20191234). |
| • | Um beim Jahreswechsel durch die Lückenprüfung nicht unter die Jahreszahl zu fallen, sind folgende Grenzen definiert. |
Grenzen:
| • | Bei 5-stelliger Nummer (nc_num) wird die 1. Stelle beibehalten, z.B. 50001 wird nicht unterschritten. |
| • | Bei 6-stelliger Nummer sind Stellen 1-2 fest, z.B. 150001 wird nicht unterschritten. (typisch für 2-stellig jahreskodierte Nummern) |
| • | Bei 7-stelliger Nummer sind Stellen 1-3 fest |
| • | Bei 8- und mehrstelligen Nummern sind Stellen 1-4 fest. (typisch für 4-stellig jahreskodierte Nummern) |
Die Lückenfüllung ist eine Unterstützung für lückenlose Nummern der Module und wird bei der Vergabe der Nummern ausgeführt. Sollte also ein Objekt aus dem Nummernkreis komplett gelöscht worden sein, wird diese Lücke durch die aktuell gezogenen Nummer gefunden und besetzt.
Die Lückenfüllung geht maximal 20 Stellen zurück kann administrativ inaktiv gesetzt werden.
Sonderfall Jahreswechsel oder Umschreiben der Nummer:
| • | Sollte bei der Lückenprüfung kein Treffer innerhalb der 20 Stellen zurück gefunden werden, wird von einer vorsätzlichen Lücke ausgegangen. Es findet keine Lückenprüfung mehr vor dieser Nummer statt. |
| • | Gründe: |
| o | automatischer Jahreswechsel durch die Nummernmaskierung |
| o | händischer Jahreswechsel bei rein numerischen Nummernkreisen |
| o | beabsichtigte Änderung der Maskierung bzw. Erhöhung der Nummer |
Variante 1: Nummer mit dynamischer Nummernmaskierung für das Jahr und aktiver Lückenprüfung
| • | Die Nummer soll im neuen Jahr wieder bei 1 beginnen: Muss händisch auf 0 gesetzt werden. |
| • | Die Nummer soll im neuen Jahr fortgeführt werden: automatisch; für ältere Systeme: +20 auf die aktuelle Nummer addieren. |
Variante 2: Rein numerische Nummern bzw. mit fester Nummernmaskierung und aktiver Lückenprüfung:
| • | zusätzlich zu den oberen zwei Möglichkeiten, müssen die Nummernmaskierung bzw. die führenden Stellen auf das neu Jahr händisch geändert werden. |