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Der Ablauf beginnt in allen drei Fällen mit dem Anlegen der Rechnung im Modul Eingangsrechnungen. Danach unterscheiden sich die Wege je nach vorhandenem Vorbeleg. Gemeinsamer Start: (1) Rechnung neu anlegen oder Dokument übernehmen. (2) Lieferant, Referenzbeleg, Rechnungsdatum und Zahlungsdaten prüfen. (3) Passende Quelle für die Positionsübernahme wählen oder die Rechnung manuell weiterbearbeiten. Hinweis: Diese Datei ist bewusst so aufgebaut, dass sie direkt unter neuem Namen kopiert und für weitere Prozessdokumentationen angepasst werden kann.
Dies ist der Standardfall für materialbezogene Rechnungen mit bereits vorhandenem Wareneingang. (1) Als Quelle Wareneingangsschein wählen. (2) Passenden Wareneingang über Lieferant, Lieferschein oder Bestellbezug suchen. (3) Wareneingangspositionen in die Eingangsrechnung übernehmen. (4) Mengen, Preise, Abzüge und Zuschläge prüfen. (5) Rechnung buchen. (6) Prüfer setzen oder automatisch vorschlagen. (7) Rechnungsprüfung über den Assistenten durchführen und Rechnung freigeben oder abweisen.
Dieser Weg wird genutzt, wenn die Rechnung bereits vorliegt, aber der Wareneingang noch nicht abgeschlossen oder noch nicht zugeordnet ist. (1) Als Quelle Bestellung wählen. (2) Bestellpositionen in die Eingangsrechnung übernehmen. (3) Preise, Mengen, Abzüge und Zuschläge prüfen. (4) Rechnung buchen, obwohl noch kein Wareneingang zugeordnet ist. (5) Nach Wareneingang den offenen Vorgang über Assistent Einkauf oder die Zuordnungsfunktion suchen. (6) Wareneingang nachträglich auf die bestehende Rechnungsposition zuordnen. (7) Prüfer setzen oder automatisch vorschlagen. (8) Rechnungsprüfung durchführen und Rechnung freigeben oder abweisen. Hinweis: Die spätere Zuordnung des Wareneingangs ergänzt den Bezug zur Rechnungsposition. Mengen und Preise werden dabei nicht automatisch neu berechnet.
Dieser Fall ist der manuelle Sonderweg, zum Beispiel bei Dienstleistungen, Webshop-Rechnungen oder sonstigen Rechnungen ohne geführten Vorbelegprozess. (1) Keine passende Quelle für Wareneingang oder Bestellung übernehmen. (2) Rechnungskopf bestehen lassen und Positionen manuell erfassen. (3) Kontierung sowie Abzüge und Zuschläge manuell ergänzen. (4) Prüfen, ob später doch noch ein Wareneingang zugeordnet werden soll. (5) Wenn ja: späteren Wareneingang auf die bestehende Rechnungsposition zuordnen. (6) Wenn nein: Rechnung ohne WE-Bezug weiterführen und buchen. (7) Prüfer setzen oder automatisch vorschlagen. (8) Rechnungsprüfung durchführen und Rechnung freigeben oder abweisen.
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