Grundsätzlich sind folgende Themen organisatorisch zu betrachten:

Warenfluss Mängelteile

Warenfluss Nachlieferung / Reparatur

Bestellung der Ersatzlieferung

Rechnungskorrektur / Gutschrift / Schadensabrechnung

Ausgangspunkt für eine Lieferantenreklamation sollte immer der QAB auf den betroffenen Wareneingang sein. Im QAB kann der Schadensfall hinsichtlich der o.g. Fallunterscheidung und hinsichtlich des Umgangs mit der Reklamation klassifiziert werden.

Die Anzeige der Reklamation gegenüber dem Lieferanten erfolgt mit der Belastungsanzeige (Druckdokument zum QAB).

Belastungsanzeige drucken

Die Belastungsanzeige im QAB ist auszudrucken und inkl. des zuvor ausgefüllten QAB-Berichtes an den Lieferanten zu senden. Im QAB-Textfeld Belastungsanzeige kann bereits die angestrebte Lösung formuliert werden wie z.B.:

„Liefern Sie die mangelhaften Teile auf die Ursprungsbestellung nach“

oder

„Für die mangelhaften bereits abgerechneten Teile erwarten wir eine Gutschrift in Höhe von….“

oder

„Für die mangelhaften bereits abgerechneten Teile erhalten Sie eine Folgebestellung“

oder

„Für die mangelhaften Teile nehmen wir eine Rechnungskürzung in Höhe von …… vor“

Die Belastungsanzeige wird bei Rechnungsmaßnahmen in der Regel in die Buchhaltung übergeben, damit dort entsprechende Tätigkeiten eingeleitet / überwacht werden.

Umgang mit der Fehlmenge: Bestellung, Rechnung

Je nachdem, wie mit den fehlenden Teilen umgegangen wird (zurücksenden, kein Ersatz, Ersatz neu bestellen, Ersatz auf Ursprungsbestellung usw.) sind die Folgeprozesse im QAB zu nutzen.

Folgende Varianten gibt es für das Bestellwesen:

Je nachdem, ob es eine Nachlieferung / Reparatur oder Ersatzlieferung gibt, kann die Ursprungsbestellung wieder geöffnet oder neue Bestellung angelegt werden.

Fall 1: In einer neuen Bestellung die Fehlteile zu 0 Euro, da diese in der Ursprungsrechnung bereits abgerechnet wurden.

oder

Fall 2: Ursprungsrechnung werden nur Gutteile abgerechnet (Anzeige via Rechnungskorrektur=Belastungsanzeige) und die Neubestellung enthält wieder den regulären Preis.

Fall 2 a): Für den Schaden zieht man dort via Abschlag den entstanden Aufwand / Schaden / Nachlass ab

oder

Fall 2 b): Im QAB wird ein Auftrag für den Aufwand / Schaden / Nachlass angelegt und dieser separat durch eine Ausgangsrechnung verrechnet.

Insofern die Belastungsanzeige hier bereits eine Gutschrift des Lieferanten anfordert, kann auf 2 a) oder 2 b) verzichtet werden. Den Erhalt der Gutschrift überwacht in der Regel die Buchhaltung oder die QS mit Hilfe des offenen QAB zum Vorgang. Alternativ stellt die Buchhaltung eine Ausgangsrechnung und bringt diese sofort mit der Eingangsrechnung in Verrechnung.