Der Anfrage-Vorgang lässt sich in die folgenden Schritte unterteilen:

(1) Einstieg über Anfragenummer

Kopfdaten Anfragenummer Eindeutige Kennzeichnung der Anfrage um sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzurufen. Auftrag Hierüber besteht die Möglichkeit einen Auftrag mit dieser Anfrage zu verknüpfen. Belegtitel Ähnliche Anfragen können sich beispielsweise über gleiche oder ähnliche Belegtitel gruppiert werden, um die Inhalte und Ziele der Anfrage schnell einordnen zu können. Fertigungsnorm Für die Gewährleistung der Qualität der eigenen Produkte, kann es von Bedeutung sein ob eingekaufe Artikel einer bestimmten Normung unterliegen. Diese Normung kann hier vermerkt werden, um sie in der Anfrage direkt ersichtlich zu machen. Projekt Fall die Anfrage einem bestimmten Projekt angehört, so kann dieses hier verknüpft werden. Kalkulationsanfrage Dies ist nur eine Anfrage für einen Preis, um eine Kalkulation (eigenes Angebot) zu erstellen. Es bestehen noch keine Absichten für eine tatsächliche Bestellung. Erledigt und Storniert Über die beiden Statusfelder Erledigt und Stortniert können Anfragen abgeschlossen werden. Hinweis: Abgeschlossene Anfragen werden möglicherweise in anderen Modulen nicht mehr angezeigt. Reiter 1_Anschreiben   Erstelldatum Datum an dem die Anfrage erstellt wurde (wird automatisch bei Erstellung auf das aktuelle Datum gesetzt). Gültigkeitsdauer Definiert einen Zeitraum in dem die Angebote der Lieferanten bezüglich dieser Anfrage eingegehen sollen. Anschreiben, Schlusstext Mit diesen Texten beginnt bzw. endet der Anfragetext welcher an die Lieferanten geschickt wird. Zusatztext (intern) Ist nur in der Anfrageverwaltung zu sehen und wird nicht dem Lieferanten übermittelt. Reiter 2_Konditionen   Über den Reiter Konditionen können dem Lieferanten Zahlungskonditionen und Versandbedingungen mitgegeben werden, die für die Anfrage wichtig sind.

(2) Artikel auswählen

Über die Positionsübersicht werden Artikel, welche angefragt werden sollen, verwaltet. Es können auch Arbeitsgänge ausgewählt werden, wodurch Auswärtbearbeitungen entstehen. Als weitere Information lassen sich die einzelnen Positionen ausklappen wodurch der Bestandsverlauf des Artikels angezeigt wird.

(3) Lieferantenauswahl

In diesem Bereich werden Lieferanten Angezeigt, die für die Artikel angefragt werden sollen.   Hinweis: Über das Kontextmenü steht die Funktion "Lieferanten ausgewählter Kategorie(n) übernehmen" zu Verfügung. Dadurch lassen sich in einem Schritt (je nach Wahl) entweder alle Lieferanten importieren, welche jeder der gewählten Kategorie zugeordnet sind, oder mindestens einer der ausgewählten Kategorien angehören.

(4) Angebot erfassen und Bestellung auslösen

Die Angaben in diesem Bereich beziehen sich immer auf den darüber ausgewählten Lieferanten.   Angebot erfassen Öffnet ein Fenster in dem die angebotenen Preise des Lieferanten erfasst werden können. sonstige Felder Die weiteren Felder in diesem Bereich bieten nähere Informationen zum ausgewählten Lieferanten und sind rein informativ zu betrachten.

Jede Anfrage wird durch ein eindeutiges Kürzel, die Anfragenummer, identifiziert, die beim Erstellen einer neuen Anfrage vergeben wird. Unter dieser Nummer können Sie die Anfrage zur späteren Bearbeitung oder zum Erfassen eingegangener Angebote wieder öffnen. Es muss eine Anfragenummer eingetragen sein um mit der Erstellung fortzufahren.

Optional kann die Anfrage mit verschiedenen Eigenschaften verlinkt werden. Durch Einträge in den Feldern Auftrag und Projekt wird die Anfrage direkt dem ausgewählten Datensatz zugewiesen. Über die Fertigungsnorm lassen sich bestimmte Anforderungen definieren, welche die angefragten Aktrikel/Teile/Materialen erfüllen müssen.

Im rechten Teil, bestehend aus den Registern Anschreiben und Konditionen, lassen sich optional weitere Zusatzinformationen anlegen. Die Gültigkeitsdauer legt fest in welchem Zeitraum ihre Lieferanten anworten können um bei der Auftragsvergabe berücksichtigt zu werden. Somit können Sie mit der Erstellung einer Anfrage bereits beginnen, auch wenn noch nicht genau feststeht bis wann die Angebote eingetroffen sein müssen oder unverbindliche Angebote einholen. Im Reiter Konditionen lassen sich Informationen bezüglich der Skontobedingungen und Zahlungskonditionen sowie der Versandart angeben.

Im zweiten Schritt stellen Sie eine Liste der gewünschten Artikel zusammen. Beachten Sie, dass zwischen Artikeln unterschieden wird, die bereits in Ihren Stammdaten erfasst sind und solchen, für die noch keine Stammdaten vorliegen.

Liegen bereits Stammdaten vor, wählen Sie die Artikelnummer über das F2-Fenster oder durch direkte Eingabe aus. In diesem Fall können Sie das Feld Bezeichnung überspringen, da diese beim Speichern automatisch ergänzt wird. Alternativ können Sie hier auch eine neue Bezeichnung eingeben. Diese wird nur innerhalb der Anfrage verwendet, also nicht in Ihre Artikelstammdaten zurückgeschrieben. Für die anschließend einzugebende Menge wird bei bekannten Artikeln die Standardmengeneinheit des Artikels vorgeschlagen, die Sie über das F2-Fenster ändern können.

Wollen Sie Angebote für einen Artikel erfassen der noch nicht in Ihren Stammdaten vorhanden ist, vergeben Sie eine neue Artikelnummer und Bezeichnung. Als Mengeneinheit wird Ihnen in diesem Fall Stück vorgeschlagen. Die Eingabe der Menge und des Lieferdatums erfolgt wie bei vorhandenen Artikeln.

Als Liefertermin wird für den ersten Artikel die Gültigkeitsdauer der Anfrage vorgeschlagen. Für alle folgenden Artikel wird der Liefertermin des letzten Artikels verwendet. Wenn Sie eine neue Bestellung auf Basis eines Angebotes auslösen, wird das hier angegebene Datum als geplantes Lieferdatum im Einkauf verwendet.

Ein Doppelklick auf eine Angebotsposition oder der Eintrag im Kontextmenü öffnet das günstigste Angebot für diese Position im Angebotsfenster.

Ein neuer Lieferant kann über den Bereich Angefragte Lieferanten zu der Anfrage hinzugefügt werden.

(1) Die [＋] Schaltfläche fügt einen neuen (leeren) Eintrag zur Auflistung hinzu.

(2) In der neuen Zeile kann der Kurzname des Lieferanten direkt eingegeben werden, oder über die Suche mittels [F2] ausgewählt werden.

(3) Über die rechte Maustaste können Sie alle Lieferanten einer bestimmten Kategorie/Gruppe zur Auswahl hinzufügen ohne jeden einzeln Auszuwählen. (siehe Kategorisierung Lieferant)

(1) Kopfdaten ausfüllen

(2) Positionen erfassen

(3) Kontextmenü der Positionserfassung

Haben Sie genug Angebote vorliegen, können Sie im Fenster Angebote erfassen eine Bestellung auslösen. Dadurch wird eine neue Bestellung im Modul Einkauf angelegt, deren Bestellnummer der Anfragenummer und deren Bestellposition der Position in der Anfrageliste entspricht sofern keine andere Bestellnummer eingetragen wurde.

Die Werte für Bestellmenge und Mengeneinheit, Preis, Rabatt, Liefertermin und Lieferant werden vorgefüllt. Wollen Sie nur einen einzelnen Artikel bestellen, wählen Sie diesen in der Artikelliste und benutzen Sie den Knopf Artikel bestellen / Einkauf öffnen.

•	Sind Artikelstammdaten, aber keine Bestellung vorhanden, wird eine Bestellung generiert und Sie können in das Modul Einkauf wechseln, um diese zu vervollständigen.

Wenn Sie gleich alle Artikel beim aktuellen Lieferanten bestellen wollen, benutzen Sie den Knopf Alle Artikel bestellen. Hier wird versucht für jede Position der Artikelliste eine neue Bestellposition anzulegen. Sollten diese schon existieren, etwa weil Sie einzelne Artikel bei einem anderen Lieferanten bereits bestellt haben, wird die Position einfach übersprungen. Existieren keine Artikelstammdaten, wird der Vorgang an der Position abgebrochen. Für alle vorhergehenden Artikel wurde bereits eine Bestellung erzeugt. Haben Sie die fehlenden Artikel angelegt, können Sie den Bestellvorgang einfach fortsetzen.

Anfragen werden im Assistenten Einkauf Register Offene Anfragen überwacht und gesteuert.