Die Sonderfunktion Kurzname ersetzen kann in der Adressverwaltung mittels F3-Taste oder per Klick auf den Zauberstab aufgerufen werden. Sie erlaubt das Überschreiben des Kurznamen der gerade geladenen Adresse und kann somit für die Entfernung von Dubletten oder die Korrektur bereits vergebener Kurznamen genutzt werden.

Die Adresse in der Adressverwaltung mit dem alten Kurzname (A) laden, die F3-Funktion Kurzname ersetzen aufrufen und das neue Kürzel (B) vergeben.

Gibt es den neuen Kurznamen noch nicht, wird der Datensatz A zum Datensatz B. In allen angehängten Datensätzen (Debitoren- / Kreditorendaten, Belege, Kontaktpersonen, Schlüsselbegriffe zur Dokumentensuche etc...), wird der Kurzname ebenfalls umgeschrieben. Datensatz B ist damit eine Kopie von A, nur mit dem neuen Kurznamen und alle damit verbundenen Daten zeigen auf B.

Gibt es den Kurzname B schon, werden ebenfalls alle angehängten Datensätze umgeschrieben, der Ausgangsdatensatz A bleibt aber erhalten. Datensatz A enthält dann nur noch die Basisinformationen zur Adresse - also das, was auf der Registerkarte Allgemein der Adressverwaltung zu finden ist. Werden diese Informationen nicht mehr benötigt, kann Satz A  nach der Überprüfung gelöscht werden. Die Kurznamen der angehängten Liefer- und Rechnungsadressen werden ebenfalls automatisch umgeschrieben, vorausgesetzt, es würde dabei nicht zu einem

Konflikt wegen doppelter Namen kommen. Gibt es solche doppelten Einträge, wird die Adresse zwar übernommen, der alte Name aber beibehalten.

Es existieren die folgenden 3 Adressen, jeweils mit angehangenen Debitoren oder Kreditorendaten, abweichenden Liefer- oder Rechnungsadressen, Belegen und Dokumenten:

1) Kurzname 70100        Muster AG        Niederlassung Dresden, mit Kreditorendaten

2) Kurzname 13400        Muster AG        Niederlassung Dresden, mit Debitorendaten

3) Kurzname 13500        Muster AG        Abteilung Rechnungswesen, mit Debitorendaten

Die Adressen mit den Kurznamen "70100" und "13400" sollen zu "MUSTER DD" zusammengefasst werden. Als Ausgangsadresse wird Adresse "70100" verwendet, weil diese am vollständigsten gefüllt ist. Die Vorgehensweise wäre dann:

a) Satz 70100 prüfen und per F3-Funktion den Kurzname ersetzen von "70100" zu "MUSTER DD".

Resultat ist die Adresse "MUSTER DD" mit identischem Inhalt wie "70100". Alle Belege, Dokumente, Rechnungs- und Lieferadressen, Kontakte etc. sind mit der neuen Adresse verknüpft.  Der alte Satz ist nicht mehr vorhanden und in der Dokumentenverwaltung können Sie die Dokumente über das neue Kürzel gesucht werden.

b) Satz 13400 per F3-Funktion mit "MUSTER DD" zusammenführen.

Resultat ist, dass die Adresse "MUSTER DD" zusätzlich zu den bisherigen, auch die Debitorendaten, Kontaktpersonen, Dokumente und Belege von Adresse "13400" enthält. Die Adresse "13400" ist immer noch vorhanden, enthält aber nur noch Basisdaten, wie Anschrift, E-Mail-Adressen etc. Sollten dort noch Telefonnummern, Anschriften oder sonstige Informationen hinterlegt sein, die es in der Ausgangsadresse "70100" nicht gab, müssen diese im Datensatz "MUSTER DD" nachgetragen werden. Anschließend kann die Adresse "13400" gelöscht werden.

c) Satz 13500 hat eine Münchner Adresse und eigene Debitorendaten.

Problem: Da es zu jeder Adresse nur einmal Kreditoren- bzw. Debitorendaten geben kann, kann diese Adresse nicht einfach mit der neuen Adresse "MUSTER DD" zusammengeführt werden. Es ist zu prüfen, ob eventuell die gleichen Debitorendaten enthalten sind, wie in der Adresse "13400". Ist das der Fall, kann man die Debitorendaten der Adresse in der Adressverwaltung  löschen und die Adresse anschließend mit "MUSTER DD" zusammenführen. Sind die Debitoren bzw. Kreditorendaten verschieden, würde das eher dafür sprechen, den Datensatz "13400" in eine separate Adresse "MUSTER MÜNCHEN" oder ähnliches zu überführen.

Adresse "70100" mit angehängter Lieferadresse "70100 ~L1".

Adresse "13400" mit angehängter Lieferadresse "13400 ~L1" und Rechnungsadresse "13400 ~R1"

1. Adresse "70100" umschreiben zu (neuer) Adresse "MUSTER DD".

 => "MUSTER DD" mit Lieferadresse "MUSTER DD ~L1"

2. Adresse "13400" zusammenführen mit "MUSTER DD"

 => "MUSTER DD" mit Lieferadresse "MUSTER DD ~L1" und Rechnungsadresse "MUSTER DD ~R1"

 => zweite Lieferadresse "13400 ~L1", die konnte nicht umbenannt werden, weil sonst "MUSTER DD ~L1" doppelt wäre.

Gegebenenfalls muss an dieser Stelle die zweite Lieferadresse händisch nachkorrigiert werden.