Vertragsmanagement

Über das Modul Vertragsmanagement können Verträge, sowohl eigene als auch solche externer Vertragspartner, verwaltet werden.

Einstieg

Management und Controlling

Vertragsmanagement

Hauptfelder

Jeder Vertrag wird durch eine eindeutige Vertragsnummer identifiziert, die beim Erstellen eines neuen Vertrags vergeben wird. Schaltfläche Neue Nr. [F8] Unter dieser Nummer können Sie den Vertrag zur späteren Bearbeitung wieder öffnen.

Vertragsart:

Es stehen verschiedene Vertragsarten, wie zum Beispiel Wartungs- oder Versicherungsvertrag zur Verfügung. Damit werden die Verträge klassifiziert (siehe auch Verträge tabellarisch)

Achtung: Für die Erweiterung der Vertragsarten sind entsprechende Dokumenttypen durch einen PRODAT-Administrator anzulegen.

Vertragsgegenstand:

Die im Vertrag benannte Hauptleistungspflicht. Der Vertragsgegenstand ist der Belegtitel. Diese können erweitert werden:

Titel Vertragsdokument:

Im Vertrag angegebener Titel.

Vertragspartner:	Der Vertragspartner ist der Kunde oder Lieferant, mit dem der Vertrag geschlossen ist.
Anlagen-/Projekt-Nr.:	Es besteht die Möglichkeit, dem Vertrag eine spezielle Anlage in der Produktionslinie oder einem speziellen Projekt zu zuweisen.
Vertragsreferenz:	Beschreibt die Vertragsnummer des Vertragspartners.
Verantw. Vertragspartner:	In diesem Feld kann optional ein Ansprechpartner zu diesem Vertrag vermerkt werden.
Ansprechpartner Intern:	Zeigt, wer im eigenen Unternehmen der Ansprechpartner zu diesem Vertrag ist.

Vertragsabschluss:	Beschreibt, wann der Vertrag final unterzeichnet wurde. Wird ein neuer Vertrag angelegt, so wird das Feld standardmäßig mit dem aktuellen Datum gefüllt.
Vertragsbeginn/-ende:	Die beiden Felder Vertragsbeginn und Vertragsende definieren den Zeitraum, in dem der Vertrag gilt.
Kündigungsfrist:	Die Kündigungsfrist beschreibt, wie viele Tage/Wochen/Monate im voraus gekündigt werden sollte, bevor der Vertrag wirklich beendet ist. Während im rechten Eingabefeld die Zeiteinheit bestimmt wird, definiert man im linken der beiden Eingabefelder die zahlenmäßige Dauer.
Verlängerungsfrist:	Die Verlängerungsfrist legt fest wie viele Tage/Woche/Monate vor dem Vertragsende der Vertrag frühstens verlängert werden kann.
Laufzeitverlängerung:	Die Laufzeitverlängerung beschreibt den Zeitraum, um den der Vertrag verlängert wird, wenn das Feld Automatisch verlängern ausgewählt wurde.

Hinweis: Mit den Pinsel-Schaltflächen neben den Eingabefeldern Kündigungsfrist, Verlängerungsfrist und Laufzeitverlängerung können die Eingaben der jeweiligen Zeile entfernt werden.

In diesen Feldern können Kosten oder Einnahmen definiert werden, die während der Vertragslaufzeit jährlich anfallen.

Der Status Erledigt hat zur Folge, dass der Vertrag nicht mehr verlängert wird und somit zum angegebenen Vertragsende endet.

Wird das Feld aktiviert, so werden noch aktive Zyklen nicht automatisch deaktiviert, sondern werden bis zum Vertragsende als aktiv angezeigt.

Unterhalb des Erledigt-Status wird die in der Adressverwaltung hinterlegte Adresse des Vertragspartners angezeigt.

Des weiteren besteht die Möglichkeit eine interne Beschreibung des Vertrages, sowie ein Anschreiben/Dokumenttext oder einen Schlusstext zu vermerken.

Registersystem

Es besteht die Möglichkeit, durch einen Vertrag eine oder mehrere Aktionen auszulösen. Eine solche Aktion wird wie folgt erstellt:

(1)

Neue Zeile erstellen.

(2)

Eingabe der gewünschten Aktionsdaten in die neue Zeile.

Pflichtfelder, welche ausgefüllt sein müssen, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren, sind:

•

Aktion

→	externer Auftrag: Bestellung bei Lieferanten

→	interne Bestellung: Auslösung eines Produktionsauftrages

•	Artikel-Nr.

•	Wert (Stückzahl)

(3)

Ein Zyklus sorgt dafür, dass die Aktion während der Vertragslaufzeit in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird.

Aktiv:	Zeigt an, ob die Aktion ausgeführt werden soll (Aktiv) oder, ob sie nicht ausgeführt werden soll (nicht Aktiv).
Laufzeit:	Gibt an von wann bis wann der Zyklus aktiv sein soll. Die Laufzeit eines Zykluses ist nicht an die Laufzeit des dazugehörigen Vertrages gebunden.
Intervall:	Definiert den zeitlichen Abstand der einzelnen Ausführungen.
Vorhaltezeit:

Über den Reiter Anlagen besteht die Möglichkeit dem erstellten Vertrag Anlagetexte anzuhängen.

Hinweis: Um Dokumente zu hinterlegen, kann die Dokument- / Objektablage genutzt werden. (Dokumente ablegen)

In der Projektstruktur besteht die Möglichkeit Arbeitsgänge, die dem Vertrag angehören, zu erstellen.

Jedem erstellten Arbeitspaket können zudem verschiedene Arbeitsgänge sowie eine Materialliste zugefügt werden.

Sowohl die Arbeitspakete, als auch die Arbeitsgänge und die Materialliste können mit Zyklen versehen werden.

Ein Zyklus sorgt dafür, dass die Aktion während der Vertragslaufzeit in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird.

Aktiv:	Zeigt an ob die Aktion ausgeführt werden soll (Aktiv) oder ob sie nicht ausgeführt werden soll (nicht Aktiv).
Laufzeit:	Gibt an von wann bis wann der Zyklus aktiv sein soll. Die Laufzeit eines Zykluses ist nicht an die Laufzeit des dazugehörigen Vertrages gebunden.
Intervall:	Definiert den zeitlichen Abstand der einzelnen Ausführungen.
Vorhaltezeit:
Ziel der Ausführung:	Bei Zyklen im Reiter Projektplanung lässt sich zudem auswählen, ob dieser Zyklus einen Arbeitsgang im Vertragsmanagement (An dieser Stelle) oder im Modul Servicevorfall (Neuer Servicevorfall) erstellt.

Hinweis: Erstellte Arbeitsgänge werden im Assistenten Persönliches unter den Workflow Aufgaben angezeigt.

In der Registerkarte Eigenschaften kann der Vertrag noch mit zusätzlichen Anmerkungen versehen, beziehungsweise einer Gruppe zugewiesen werden.

Weitere Informationen

Auch im Modul Vertragsmanagement lassen sich über die Antennenfunktion zugehörige Module direkt öffnen. Über den Punkt Zyklen an Vertragsorganisation werden zum Beispiel alle aktiven Zyklen des Reiters Vertragsposition aufgerufen.